Pierwszy standard należy do firmy Sage.
Faktury elektroniczne są w firmach codziennością, ale w e-fakturach pojawiła się nowa jakość, jak przekonuje Aneta Jarczyńska, odpowiedzialna w firmie Sage za rozwój produktów internetowych.
- Krajowe Forum Fakturowania Elektronicznego pod patronatem Ministerstwa Gospodarki i Ministerstwa Finansów zatwierdziło format faktury elektronicznej Sage jako tej, która jest pierwsza i jedyna póki co, zgodna z prawem – mówi Jarczyńska. - Format jest o tyle ciekawy, przyjazny dla tych najmniejszych firm, małych i średnich, bo ma bardzo ciekawą postać. Jest to PDF z zaszytymi w środku danymi informatycznymi – dodaje.
Jak to działa?
Jak tłumaczy Jarczyńska, takiego PDF-a mogą odczytać wszyscy użytkownicy, natomiast ukryte dane są czytane przez system informatyczny.
- Jeżeli taką fakturę otrzymujemy, to my widzimy obraz tej faktury, a system informatyczny jest w stanie pobrać te ukryte dane i zaciągnąć do systemu finansowo-księgowego, dzięki czemu ta faktura jest już po części zaksięgowana, nie trzeba przepisywać danych – tłumaczy Jarczyńska.
Oszczędność pracy
- Każda firma, która wystawia faktury, nawet ta mała, używa jakiegoś oprogramowania w większości przypadków, w związku z czym trzeba wybierać takie oprogramowanie, które daje możliwość wytwarzania faktury zarówno w sposób czytelny dla odbiorcy, jak i czytelny dla systemu informatycznego, który po drugiej stronie musi tę fakturę przyjąć – przekonuje Jarczyńska.
Jak wyjaśnia Jarczyńska, taki format faktury elektronicznej oszczędza pracę firmom, które nie muszą już dzięki niemu ręcznie wprowadzać danych do systemu informatycznego.
Oszczędność pieniędzy
- Przejście z faktury papierowej na fakturę elektroniczną to jest nawet do 80 proc. obniżenia kosztów. Musimy wziąć pod uwagę zarówno papier, kopertę, znaczek, jak również toner, drukarkę i pracę człowieka, który to wszystko wydrukuje, zapakuje i wyśle – mówi Jarczyńska.
Dodatkowym rozwiązaniem ułatwiającym prowadzenie księgowości, zarówno małych, jak i dużych firm, jest „elektroniczny listonosz”, czyli bezpłatny serwis internetowy, umożliwiający wymianę szeroko rozumianych dokumentów elektronicznych, w tym oczywiście e-faktur.
Aleksandra Tycner, awi