Praca zdalna to inaczej praca na odległość. W praktyce polega to na tym, że pracownik robi to, co zwykle tyle tylko, że z domu. Oczywiście są zawody, w których nie da się jej zastosować, jednak mówimy o takich, w których jest to możliwe.
Jeśli więc prowadzisz biuro rachunkowe, agencję PR czy agencję ubezpieczeniową, Twoi pracownicy mogą działać z domu. Uspokajamy, jako pracodawca masz prawo ich w tym czasie monitorować. Praca zdalna to nie urlop.
Stan zagrożenia epidemicznego. Ograniczenia dla galerii handlowych, normalnie działają sklepy spożywcze i apteki
Sprzęt i narzędzia
Co jako pracodawca powinieneś zrobić, by przygotować swoich ludzi do pracy zdalnej? Zacznij od podstaw – upewnij się, że wszyscy Twoi pracownicy, którzy będą pracować zdalnie, mają komputery. Mogą pracować na domowym sprzęcie, jeśli jednak masz takie możliwości, a szczególnie jeśli wymaga tego bezpieczeństwo Twojej firmy – wyposaż ich w służbowy, dobrze zabezpieczony sprzęt i daj dostęp do niezbędnych systemów.
Są zawody, w których do pracy wystarczy telefon, smartfon lub tablet. Jeśli chcesz, aby Twoi ludzie efektywnie pracowali – zapewnij im te narzędzia. Wcześniej zwróć uwagę, czy mają aktualne oprogramowanie.
Ekspert: możemy uniknąć najgorszego, włoskiego scenariusza
Kolejna sprawa – zapytaj pracowników, czy mają w domu dostęp do internetu. Nie muszą mieć wi-fi, czasem wystarczy dostęp do sieci za pośrednictwem np. smartfona. Nie powinieneś narażać pracowników na dodatkowe koszty – nie wszyscy muszą mieć u swoich operatorów pakiety internetowe. W takich przypadkach, wyposaż ich w modem lub inne urządzenia umożliwiające dostęp do sieci.
Zdalnie i bezpiecznie
Jeśli Twoja firma prowadzi wymianę dokumentów czy korespondencję, która powinna pozostać poufna lub zawiera tajemnice handlowe, powinieneś zapewnić pracownikom bezpieczne łącze, czyli tzw. VPN. Takie usługi często oferują dostawcy internetu, w tym operatorzy komórkowi. Jeśli nie wiesz, czy Twój operator daje taką możliwość, zapytaj o to. Dostępne są również bezpłatne narzędzia tego typu. Ranking darmowych VPN-ów możesz sprawdzić na stronie https://www.dobryvpn.pl/darmowy-vpn.
Koleje dolnośląskie zawieszają połączenia z Niemcami
Kiedy pracownicy mają już komputery i dostęp do sieci, możesz ich wysyłać na pracę zdalną. Jednak jeszcze wcześniej ustalcie m.in. sposoby komunikacji. Nowe technologie dają nam dużo możliwości w tym zakresie. Najprostszy sposób to e-mail. Możecie też pisać i dzwonić do siebie wykorzystując komunikatory internetowe. Wszystko, byleby skutecznie.
Tak naprawdę z wielu tych rozwiązań korzystamy na co dzień i doskonale je znamy. Nie zawsze jednak wykorzystujemy je do pracy. Nadszedł czas, by spróbować i tego.
Zobaczyć się... na odległość
Dwa tygodnie pracy zdalnej nie oznacza, że nie możemy się z pracownikami zobaczyć lub usłyszeć. Możemy – ważne, by na odległość. W internecie znajdziecie wiele bezpłatnych narzędzi, które na to pozwalają. Dzięki nim możemy prowadzić wieloosobowe videkonferencje, a nawet dzielić się zawartością naszego ekranu z pozostałymi uczestnikami. To trochę tak, jak byśmy wyświetlali prezentacje na ekranie. Wszystko to, w czasie rzeczywistym.
Dziś praktycznie wszyscy żyjemy online. Masowo korzystamy z mediów społecznościowych, coraz częściej komunikujemy się za pomocą Messengera czy WhatsAppa. To aplikacje, które można zainstalować na swoim smartfonie i w realnym czasie porozumiewać się z innymi. Te aplikacje dają możliwość stworzenia grupy, w której może być kilka osób. W jednym momencie, dzięki kilku kliknięciom możemy przekazać, wszystkim uczestnikom projektu, potrzebne im informacje czy dokumenty.
Bardziej zaawansowane narzędzia do pracy zdalnej udostępniają też znane międzynarodowe firmy takie jak Google, Microsoft czy Cisco. Niektóre z nich, z uwagi na sytuację w jakiej się znaleźliśmy, swoje narzędzie udostępniają teraz za darmo.
Gdzie szukać odpowiedzi na pytania dotyczące pracy
Ministerstwo Cyfryzacji, które przygotowało powyższy poradnik, planuje opublikować kolejne. Mają one pomagać nie tylko w organizacji zdalnej pracy, ale i w wielu innych internetowych działaniach, które przydadzą się w najbliższych dniach. Resort odsyła także do serwisów Ministerstwa Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej, gdzie również można znaleźć odpowiedzi na wiele formalnych pytań dotyczących pracy zdalnej.
PolskieRadio24.pl/IAR/PAP/DoS/akg