Jak w praktyce wygląda wzrost efektywności dzięki zastosowaniu usług w chmurze pokazują doświadczenia Grupy Akcja Job.
„Nowy system praktycznie zniósł dotychczasowe bariery związane z pracą na odległość, integrując nasze biura rozsiane po całej Polsce w jedną, spójnie funkcjonującą organizację. W każdej chwili możemy sprawdzić kalendarz spotkań naszych współpracowników z drugiego końca Polski czy realizowane przez nich projekty. Za pomocą jednego kliknięcia możemy łączyć się z nimi poprzez wideokonferencje i omawiać wspólne projekty w taki sposób, jakbyśmy pracowali obok siebie.” – mówi Maciej Bieliński, Dyrektor Handlowy, Grupa Akcja Job.
Grupa Akcja Job jest firmą świadczącą profesjonalne usługi z zakresu pracy tymczasowej, rekrutacji, doradztwa zawodowego oraz podnoszenia kompetencji. Firma powstała w 2006 roku, w ramach ABALONE Groupe, francuskiej agencji zatrudnienia, od początku stawiając sobie za cel promowanie nowoczesnych rozwiązań w zakresie podejścia do zatrudniania. Firma posiada swoje placówki w Warszawie, Poznaniu, Wrocławiu, Katowicach i Rzeszowie, a wkrótce planuje też otwarcie kolejnego biura w Łodzi.
Dynamiczny rozwój Grupy Akcja Job, powiększanie liczby placówek na terenie Polski oraz plany związane z dalszym rozwojem prowadzonej działalności sprawiły, że zarząd firmy zaczął poszukiwać nowoczesnego rozwiązania informatycznego, które mogłoby usprawnić bieżącą obsługę klientów, realizację projektów oraz komunikację między współpracownikami.
„Przed wdrożeniem Microsoft Office 365 dysponowaliśmy dość rozproszoną infrastrukturą informatyczną. Na przykład, aby zarządzać pocztą, musieliśmy kontaktować się z co najmniej trzema dostawcami usługi. Dotychczasowe rozwiązanie miało wiele ograniczeń, które utrudniały sprawną i szybką komunikację z klientami i współpracownikami. Dlatego postanowiliśmy poszukać systemu, który usprawniłby komunikację i planowanie wspólnych działań. Oczekiwaliśmy również, że nowy system umożliwi nam pracę zdalną oraz dostęp do naszych skrzynek pocztowych z poziomu przeglądarek.” – mówi Maciej Bieliński, Dyrektor Handlowy, Grupa Akcja Job.
Mobilność i zdalny dostęp, to rozwiązania coraz częściej obecne w polskich firmach
Aż 81% polskich MŚP deklarujących korzystanie z chmury obliczeniowej wskazuje je jako istotne (65% spośród pozostałych firm). Są to również jedne z najważniejszych aspektów wdrożeń IT - 63% wszystkich badanych polskich MŚP wskazuje te kwestie jako kluczowe przy wyborze rozwiązania.
„Zdecydowaliśmy się na rozwiązanie w modelu cloud computing, ponieważ daje ono nieograniczone możliwości pracy zdalnej oraz bieżący dostęp do dokumentów z dowolnego miejsca. Z punktu widzenia rozproszenia naszych placówek po całej Polsce oraz funkcjonowania mobilnych biur rekrutacyjnych, był to kluczowy argument przy wyborze systemu.” – komentuje Patrycja Konieczna, Kierownik Oddziału Poznań, Grupa Akcja Job.
Po przeanalizowaniu rozwiązań dostępnych na rynku firma zdecydowała się na wdrożenie systemu Microsoft Office 365. Implementację przeprowadzili specjaliści z firmy IT-Dev oraz Contium, którzy posiadają wieloletnie doświadczenie w dostarczaniu nowoczesnych rozwiązań IT wspierających procesy biznesowe, ze szczególnym uwzględnieniem szeroko pojętego obiegu informacji w firmie.
Microsoft Office 365 doskonale sprawdził się jako rozwiązanie usprawniające kluczowy dla działania firmy obszar, czyli komunikację między pracownikami Grupy Akcja Job. Narzędzie Lync Online do nawiązywania połączeń audio i wideo czy wysyłania krótkich wiadomości błyskawicznych umożliwia natychmiastową komunikację pracowników w dowolnym momencie bez względu na to, gdzie aktualnie przebywają, oraz szybkie planowanie spotkań i wspólnych działań. „Program Lync Online jest bardzo fajną alternatywą dla innych komunikatorów, ponieważ łączy w sobie zarówno funkcje SKYPE, jak i GG. Świetnie sprawdza się w naszych cotygodniowych konferencjach. Tradycyjna komunikacja i spotkania ze współpracownikami face-to-face często są niemożliwe do zorganizowania ze względu na mobilny charakter naszej pracy. Wideokonferencje prowadzone online pozwalają nawiązywać połączenie z dowolnego miejsca, dzięki czemu jesteśmy w stałym kontakcie z przedstawicielami naszych biur zlokalizowanych w całej Polsce.” – mówi Sylwia Lachowska, Asystentka Zarządu, Grupa Akcja Job.
Możliwość udostępniania widoku pulpitu swojego komputera na komputerze innej osoby bardzo pomaga w zdalnym rozwiązywaniu problemów, zaś funkcjonalność prowadzenia prezentacji online pozwala na efektywną współpracę na odległość i znaczną oszczędność czasu. Usługa Lync Online pozwala także na zdalną współpracę nad tym samym projektem z możliwością edycji i śledzenia zmian dokonywanych w jednym, wspólnym dokumencie w czasie rzeczywistym. „Dzięki funkcji współdzielenia i błyskawicznego przesyłania dokumentów możemy wspólnie tworzyć i edytować tę samą ofertę czy umowę, i jednocześnie nanosić korekty. Taka zespołowa praca znacznie przyspiesza realizację projektów i podnosi ich jakość – w końcu co dwie głowy to nie jedna.” – przyznaje Agata Kociołek, Kierownik Oddziału Wrocław, Grupa Akcja Job.
Usługi chmurowe wspierające komunikację pozwoliły zdefiniować sposób współpracy w firmie na nowo. Patrycja Konieczna, Kierownik Oddziału Poznań, w Grupie Akcja Job dodaje: „Microsoft Office 365 scalił wszystkie narzędzia do komunikacji, jakich używamy na co dzień oraz udoskonalił pracę zdalną. Chmura daje nam możliwość dostępu do poczty z dowolnego miejsca, zaś komunikator Lync Online ułatwił przepływ informacji i umożliwił pracę zespołową nad jednym dokumentem w tym samym czasie”.
O badaniu
Badanie SMB Cloud Survey 2013 zostało przeprowadzone na zlecenie Microsoft przez agencję badawczą Ipsos MORI między 6 lutego a 3 marca 2013 r. w 23 krajach. Badanie przeprowadzono za pomocą kwestionariuszy online (6600 respondentów) oraz wywiadów telefonicznych/metodą CATI (200 respondentów). Odpowiedzi udzielali pracownicy etatowi w przedsiębiorstwach zatrudniających do 25 osób. Respondenci otrzymali kwestionariusze w języku właściwym dla danego kraju.
autor: Robert Kamiński
