Dziś jak nigdy dotąd zmniejszyła się odległość pomiędzy ludźmi i rzecz jasna nie chodzi tu o przeludnienie :-) - nowe technologie udostępniły wszechstronną komunikację typu każdy-z-każdym. Dzięki temu praca nabiera nowego wymiaru. To już nie tylko fizyczna przestrzeń to również sposób pracy. Obecnie miejsce pracy to już nie tylko biuro, ale także mój pokój w hotelu, lotnisko, a także tam, gdzie jestem na wakacjach. Biurem może być również mój smartfon czy tablet. Pracownik może pracować w dowolnym miejscu, „on-the-move” i kiedy chce. Wszystko to dzięki wirtualnym narzędziom dostępnym na dowolnym urządzeniu w myśl hasła: „Moje biuro za mną wszędzie"
Co raz częściej w biurze korzystamy z laptopa, który jest najbardziej wydajnym urządzeniem, umożliwiającym analizy, czy obsługę arkuszy kalkulacyjnych. Podczas podróży, aby zapoznać się z dokumentami, sprawdzić pocztę wykorzystujemy smartfon lub tablet. Często jest to prywatne urządzenie wykorzystywane w domu, ale również do pracy.
Metody pracy można zaś zmieniać w zależności od lokalizacji, zadania, czy projektu. Każdy pracownik może korzystać z różnych „obszarów roboczych”. Pracownicy mogą mieć różne wymagania, co do metod, pracując w dowolnym czasie i miejscu. Wszystko to tworzy wyzwania dla działów IT, które mają do czynienia z problemem bezpieczeństwa i Big Data.
Jeśli pokusimy się o podsumowanie, miejsce pracy definiowane jest przez różne role i obszary robocze pracownika, który preferuje różne sposoby pracy.
Urządzenie wiosny nie czyni
Ultrabook, tablet, smartfon - wszystkie te urządzenia znakomicie sprawdzą się w mobilnej pracy. Na każdym z nich można uruchomić aplikacje umożliwiające - w lepszy lub gorszy sposób – np. edycję dokumentów. Jednak sama możliwość edycji, bez dostępu do materiałów źródłowych i danych nie zapewnia komfortowej pracy. Co więcej praca z dala od biura nie może oznaczać braku kontaktu z innymi osobami zajmującymi się tym samym zadaniem. Potrzebna jest, więc również aplikacja do wzajemnego porozumiewania (czat, wideo konferencje), wspólny kalendarz. Wszystko to wymaga dostępu do sieci, co obecnie nie jest szczególnym wyzwaniem, aczkolwiek zdarzają się sytuacje, gdy połączenie zawodzi lub jest zbyt drogie (roaming). Wówczas rozwiązaniem jest aplikacja zainstalowana na urządzeniu. Na dziś aplikacje działające tylko w chmurze mogą okazać się niekiedy zawodne. Podobnie jak urządzenia typu Chromebook, które bez dostępu do sieci mają bardzo ograniczoną funkcjonalność.
Z czego korzystać?
Rynek oferuje wiele rozwiązań – DropBox, iCloud czy SkyDrive do przechowywania plików, Evernote do notatek, a nawet więcej - całe platformy jak Google Docs do pracy na dokumentach. Coraz częściej również operatorzy telekomunikacyjni oferują rozwiązania do pracy w chmurze.
Oferta jest zatem bogata, ale niestety niesie ze sobą również zamęt. Zdjęcia tu, notatki tam, a dokumenty jeszcze w innym miejscu, lub po prostu przesyłane e-mailem. O ile prywatnie można to zaakceptować, w pracy zaczyna doskwierać.
Obecnie – z punktu widzenia firmy - najbardziej funkcjonalnym rozwiązaniem wydaje się usługa Office 365 Microsoftu, która pozwala na pracę grupową w chmurze, ale również aplikacje uruchamiane lokalnie na samym urządzeniu. A zatem 2 w 1.
Office 365 to usługa komercyjna – za około 10 EUR miesięcznie do dyspozycji mamy pakiet Office, pocztę, komunikator, SkyDrive o pojemności 25 GB. Warto dodać, że licencja umożliwia dostęp do dokumentów, oraz np. udział w telekonferencjach osobom, które nie są użytkownikami, a jedynie współpracownikami firmy. Rozwiązanie znakomite dla pracowników "sezonowych", którzy angażowani są do wybranych projektów. Zatem z zasobów zgromadzonych w usłudze SkyDrive Pro mogą korzystać pracownicy firmy jak i użytkownicy zewnętrzni. Wygodne rozwiązanie, a co więcej finansowo bardzo opłacalne.
Koszt powierzchni biurowej, czas tracony w korkach to wyzwania nadchodzących lat. Praca mobilna wydaje się bardzo sensowną alternatywą, pod warunkiem że spełnione zostaną warunki pełnego dostępu do zasobów firmy. Mobilność to wiąże się z dwoma elementami - urządzenie i usługa która pozwoli w pełni je wykorzystać.
autor: Robert Kamiński
