Krok 1 – decyzja
W procesie wdrożenia e-faktur do własnego przedsiębiorstwa najważniejsza jest chęć skorzystania z tego alternatywnego dla papierowych druków rozwiązania. W podjęciu takiej decyzji na pewne pomoże fakt, że elektroniczne faktury generują wysokie oszczędności. – Fakturowanie elektroniczne pozwala przedsiębiorstwom na zmniejszenie odpowiednich kosztów związanych z realizacją formalności, aż do 80% – mówi Krzysztof Kaleta, Lider Zespołu Rozwoju i Wsparcia w Obszarze Biznesowym Korespondencja Masowa, Unizeto Technologies. Każdy zainteresowany może sprawdzić, na jakie oszczędności w jego firmie pozwoli skorzystanie z e-faktur używając specjalnego kalkulatora dostępnego w serwisie edukacyjnym www.zyskdlafirm.pl.
Oczywiście decyzja o wystawianiu e-faktur potrzebuje również zgody drugiej strony. Jednak tę kwestię mocno uprościły przepisy, które weszły w życie z początkiem 2013 r. Wcześniej wymagana była akceptacja otrzymania faktury elektronicznej przed jej wystawieniem, teraz wystarczy jedynie zgoda dorozumiana. W tym wypadku opłacenie e-faktury przez kontrahenta równa się zezwoleniu na otrzymanie dokumentu w takiej postaci.
Krok 2 – system informatyczny
Odpowiednią realizację procesu fakturowania elektronicznego zapewniają specjalne systemy informatyczne, zazwyczaj te same, które służą do wystawiania tradycyjnych dokumentów. Dzięki temu wiele firm nie potrzebuje dodatkowego rozwiązania, a jedynie wyboru opcji elektronicznej formy dostarczenia danej faktury. Natomiast w przypadku braku narzędzia pozwalającego generować również faktury elektroniczne potrzebne jest odpowiednie wdrożenie. Na rynku mamy wiele rozwiązań tego typu. Duże korporacje będą potrzebować dedykowanych systemów, które zostaną zintegrowane z wewnętrznymi rozwiązaniami, natomiast małym przedsiębiorcom wystarczą proste aplikacje. Szczególnie ciekawe jest skorzystanie z rozwiązań w chmurze dostarczanych w modelu SaaS, czyli oprogramowanie jako usługa. Dzięki temu firma nie musi inwestować w sprzęt i jego administracje, a otrzymuje gotowe środowisko do pracy po zalogowaniu się w systemie.
Krok 3 – dostarczanie
W zakresie dostarczenia faktury VAT do klienta rozwiązanie elektroniczne posiada zdecydowaną przewagę nad tradycyjnym. E-faktura umożliwia szybkie przesłanie pliku z dokumentem w popularnej wiadomości e-mail. Ta czynność może odbywać się zarówno automatycznie poprzez system księgowy, jak i ręcznie z poziomu programu pocztowego. Ważne w tej kwestii jest to, aby zapewnić fakturom elektronicznym odpowiednią wiarygodność. Regulacje prawne w tym zakresie dopuszczają wykorzystanie e-podpisu, elektronicznej wymiany danych (EDI) oraz systemy kontrolne z wiarygodną ścieżką audytu. Każda z firm może wybrać dowolne, najwygodniejsze dla siebie rozwiązanie i od tej chwili swobodnie dostarczać klientom faktury w postaci elektronicznej, oszczędzając przy tym nie tylko pieniądze i czas, ale również środowisko naturalne.
autor: Mariola Czapkiewicz
