Rozwiązaniem są aplikacje służące do elektronicznej archiwizacji danych. Porządek i możliwość szybkiego odnajdywania potrzebnych informacji to kluczowe kwestie w sprawnie funkcjonującej firmie.
Kto nie idzie do przodu ten się cofa – ta znana prawda jest szczególnie aktualna w biznesie. Najlepszym sposobem, aby zdystansować konkurencję jest wprowadzanie najnowszych rozwiązań technologicznych. Według raportu przygotowany na zlecenie Konica Minolta przez KPMG wynika, że aż 62 proc. polskich przedsiębiorstw posiada elektroniczny system obiegu dokumentów. Coraz więcej z nich szuka także kompleksowych rozwiązań ułatwiających archiwizowanie informacji.
– Konica Minolta ma w swojej ofercie rodzinę rozwiązań Smart, która pozwala przedsiębiorstwom na łatwą digitalizację dokumentów przy pomocy urządzeń wielofunkcyjnych bizhub oraz ich późniejsze archiwizowanie. Z radością obserwujemy, że coraz więcej naszych klientów docenia ich zalety i szukając sposobów na usprawnienie obiegu dokumentów sięga właśnie po takie rozwiązania. – mówi Rafał Śliwiński, Kierownik Produktu ds. Oprogramowania Konica Minolta.
Aplikacje SmartScan i SmartArchive to nowoczesne systemy do elektronicznego archiwizowania dokumentów krok po kroku. W prosty i zautomatyzowany sposób treści z papierowych dokumentów przetwarzane są w elektroniczne pliki JPG, TIFF, a także w pliki formatu DOC, XLS i przeszukiwalny PDF. Zarządzanie aplikacjami odbywa się z panelu urządzenia wielofunkcyjnego, którego obsługa jest intuicyjna i nie wymaga dodatkowego szkolenia pracowników. Rozwiązanie w połączeniu w urządzeniem wielofunkcyjnym bizhub potrafi w ciągu jednej minuty zamienić 12 stron tekstu na pliki elektroniczne. Dokumenty po zeskanowaniu można przesłać bezpośrednio do archiwum, do skrzynki e-mail lub folderu sieciowego. Po przetworzeniu każdy plik opisywany jest zgodnie z szablonem dokumentu, czyli zestawem pól, które należy wypełnić podczas dodawania go do archiwum. Dzięki szablonom struktura archiwum jest ujednolicona i dopasowana do potrzeb firmy.
Jednym z najważniejszych aspektów na jaki powinno się zwrócić uwagę wybierając rozwiązanie do cyfrowej archiwizacji dokumentów jest bezpieczeństwo. Pamiętajmy, że dostęp do informacji może zostać ograniczony tylko do określonej grupy pracowników. Dlatego właśnie elektroniczna archiwizacja sprawdza się w środowiskach, gdzie na co dzień pracuje się z poufnymi danymi (np. w kancelariach prawnych) i instytucjach, w których treść dokumentów jest poufna.
Rozwiązania Smart są bardzo łatwe w obsłudze i niezwykle użyteczne. Kiedy użytkownik musi szybko znaleźć interesujące go informacje w dokumencie, który liczy kilkadziesiąt stron, wystarczy, że położy go na podajniku, uruchomi aplikacje i automatycznie, po paru chwilach otrzymuje elektroniczną wersję tekstu. Wtedy może ją szybko przeszukać np. przy użyciu słów i wyrażeń kluczowych np. po nazwie, numerze klienta lub faktury. Aplikacje ułatwiają też przygotowywanie odpowiedzi na pisma otrzymywane pocztą. Pozwalają bowiem wklejać potrzebne nam fragmenty i cytować je w tekście odpowiedzi.
– Obie aplikacje z rodziny Smart możemy śmiało nazwać rozwiązaniami jutra, które doskonale podnoszą efektywność elektronicznego obiegu dokumentów. Dzięki nowatorskim rozwiązaniom pomagają uzyskać przewagę nad konkurencją w biznesie. – dodaje Rafał Śliwiński z Konica Minolta Business Solutions Polska .
autor: Robert Kamiński
