Od czasu wstąpienia Polski do Unii Europejskiej w 2005 r., przedsiębiorcy mogą wystawiać faktury w formie papierowej lub elektronicznej. Mogłoby się wydawać, że z racji licznych korzyści jakie dają e-dokumenty, wiele firm zdecyduje się zrezygnować z papierowych dowodów sprzedaży.
Eksperci firmy Billentis w raporcie „E-Invoicing / E-Billing 2012” przewidują, że w Europie roku 2017 faktury elektroniczne będą stanowiły nawet połowę dokumentów będących w obiegu. Warto więc przeanalizować listę korzyści wynikających z wprowadzenia tego rozwiązania i kosztów w przypadku pozostania przy papierowych fakturach.
Oszczędności
Rezygnacja z faktur papierowych na rzecz faktur elektronicznych to dla przedsiębiorstwa przede wszystkim ograniczenie wydatków jakie firma ponosi wystawiając i wysyłając tradycyjne dokumenty sprzedaży. To oszczędność materiałów biurowych, takich jak papier, tonery do drukarek czy koperty oraz zminimalizowanie kosztów związanych z przechowywaniem dokumentów. E-faktur nie trzeba drukować ani wysyłać listem poleconym, a ich archiwizacja jest mniej kosztowna niż w przypadku faktur papierowych. Z raportu „E-faktura w Polsce” wynika, że firma, która co miesiąc wysyła 1 000 e-faktur może zaoszczędzić nawet do 2 tys. zł. Wniosek jest prosty - im więcej faktur miesięcznie wystawia dane przedsiębiorstwo, tym większe ma oszczędności.
Płynność finansowa
Jak wynika z raportu firmy mailPro „Plany polskich przedsiębiorstw dotyczących przejścia na e-faktury”, ponad połowa przedsiębiorców w Polsce uważa, że jedną z głównych korzyści wdrożenia e-faktur jest skrócenie czasu dostarczenia dokumentu do odbiorcy. W przypadku faktury papierowej, od chwili jej wystawienia do opłacenia mija średnio od 19 do 40 dni, z czego co najmniej 10 dni zabiera doręczenie dokumentu. W przypadku e-faktury proces dostarczenia dokumentu może się skrócić nawet do kilku sekund.
Usprawnienie procesów biznesowych
Coraz większa liczba przedsiębiorców zdaje sobie sprawę, że przejście na e-fakturę to więcej niż oszczędności związane z wystawianiem i dystrybucją papierowych faktur oraz poprawa płynności finansowej. To także uproszczenie procesów związanych z przetwarzaniem elektronicznych dokumentów, a tym samym zwiększenie efektywności całej firmy. Wszystkie te elementy składają się na optymalizację procesów biznesowych przedsiębiorstwa.
Ekologia
Jedną z tendencji w nowoczesnym biznesie jest korzystanie z rozwiązań przyjaznych środowisku. Takie działania nie skutkują jedynie popularyzacją pro-ekologicznych inicjatyw, ale również umacniają pozytywny wizerunek firmy, a w rezultacie wpływają na jej biznesową wartość. Elektroniczne faktury doskonale wpisują się w ten trend – przynoszą wymierne korzyści dla środowiska i dla przedsiębiorców.
- Każdego roku w Polsce wystawianych jest około 1,5 mld faktur, do produkcji których trzeba wyciąć 255 tysięcy drzew, czyli 127,5 hektara lasu. Jak policzył PKPP Lewiatan, do ich wytworzenia potrzeba tyle energii, ile rocznie zużywa 60 tysięcy gospodarstw domowych, trzy razy więcej wody niż kupujemy rocznie w butelkach, a do atmosfery przedostaje się dziesięć razy więcej dwutlenku węgla niż w przypadku wystawienia e-faktury. Warto mieć zatem na uwadze, że wystawiając elektroniczne dokumenty chronimy środowisko naturalne i oszczędzamy jego zasoby.
Zagadnienia prawne
Wśród najczęściej wymienianych powodów, dla których przedsiębiorcy odkładają decyzję o wprowadzeniu elektronicznego obiegu faktur, jest niedostateczna wiedza na temat aspektów prawnych. Tę sytuację mają zmienić nowe przepisy, które weszły w życie w styczniu 2013 roku. Na ich podstawie wystawianie, dostarczanie i przechowywanie e-faktur stało się łatwiejsze. Przede wszystkim jednak elektroniczne dokumenty sprzedaży w świetle prawa stały się równoważne fakturom papierowym.
- Jedną z ważniejszych zmian jakie niosą nowe przepisy jest wprowadzenie zgody domniemanej na otrzymywanie elektronicznych faktur. Oznacza to, że aprobata dla odbierania faktur w postaci elektronicznej wyrażona w czasie rozmowy, czy nawet samo opłacenie e-faktury, będzie tak samo wiążące, jak praktykowane do tej pory papierowe deklaracje. Przedsiębiorcy mają również większą swobodę co do sposobu zapewnienia wymaganej prawnie autentyczności pochodzenia i integralności elektronicznych faktur.
autor: Jan Petersen
