Bigger data: cyfryzacja kluczowych dokumentów firmy

Nowe badanie, przeprowadzone przez Coleman Parkes Research na zlecenie Ricoh Europe, ukazuje korzyści jakie niesie wykorzystywanie możliwości “bigger data” – cyfryzacji kluczowych dokumentów biznesowych w wersji papierowej w celu usprawnienia procesów decyzyjnych. :

Liderzy doskonale rozumieją, że istotna wartość firmy jest zawarta w papierowych dokumentach, a 88 proc. z nich zgadza się, że cyfryzacja i uwolnienie danych z tych dokumentów znacznie usprawniłyby procesy decyzyjne.

• Ponadto, 70 proc. europejskich liderów biznesowych uważa, że cyfryzacja dokumentów papierowych może przynieść oszczędności rzędu 5-20 proc. rocznego przychodu, z czego połowa z tych respondentów mogłaby osiągnąć zwrot rzędu 5-10 proc., a druga połowa 11-20 proc.
• Badanie ujawnia, że ponad 50 proc. organizacji wciąż przechowuje informacje z ostatnich 5-10 lat tylko w wersji papierowej. To ma wpływ nie tylko na podejmowanie decyzji, ale również na produktywność i wyniki. Większość liderów (63 proc.) zgadza się, że znalezienie potrzebnej informacji w dokumentach papierowych trwa zbyt długo. Przechowywanie danych w szafkach, magazynach, piwnicach i w plikach należących do pracowników, zazwyczaj pochłania znaczące koszty.

Inicjatywy „big data” skupiały się początkowo na cyfrowych źródłach informacji. Teraz liderzy biznesowi są coraz bardziej świadomi tego, że znacząca wartość leży bezczynnie w dokumentach papierowych.

• 76 proc. z nich przyznaje, że mogliby wyciągnąć wnioski z poprzedniego kryzysu i zredukować wpływ obecnego jeśli mieliby łatwiejszy dostęp do danych archiwalnych. W rezultacie, ponad ¾ respondentów spędziła więcej czasu na cyfryzacji danych archiwalnych podczas kryzysu ekonomicznego.

Działy HR, finansów i zamówień wciąż w wielu przypadkach korzystają z dokumentów papierowych. Zazwyczaj to zgodność dyktuje w jaki sposób pewne dokumenty w wersji papierowej (jak np. dokumentacja medyczna) muszą być przechowywane. Jednakże, cyfryzacja dokumentów papierowych dla wielu organizacji staje się teraz priorytetem. 6 na 10 respondentów (57 proc.) chce przeprowadzić pełną cyfryzację w ciągu najbliższych 3 lat.

 

autor: Cezary Tchorek-Helm