Pracownicy korzystają w indywidualny sposób z wielu urządzeń elektronicznych. Na rynku pojawia się coraz więcej przenośnych urządzeń o dużej mocy obliczeniowej przeznaczonych do użytku osobistego. Wcześniej czy później zmieni to sposób komunikacji w przedsiębiorstwie. Manish Sablok, dyrektor ds. marketingu na obszar Europy Środkowej, Północnej i Wschodniej w firmie
Alcatel-Lucent, wyjaśnia, że korzystanie z prywatnych urządzeń do celów służbowych (ang. Bring Your Own Device BYOD) nie jest bez znaczenia dla zaangażowania pracowników. Aby to wykorzystać, trzeba umożliwić odpowiednim osobom dostęp z odpowiednich urządzeń do odpowiednich aplikacji we właściwym czasie. Równocześnie zarządzanie dostępem do informacji powinno zapewniać ochronę zasobów przedsiębiorstwa i pracowników. Firmy muszą pamiętać, że pracownicy będą używać do celów służbowych nie tylko prywatnych urządzeń, ale również sieci, aplikacji i chmur. Ta lista wciąż się wydłuża.
Minęły czasy, w których pracownicy najchętniej używali komputerów biurkowych lub laptopów. Stawia to przed dyrektorami i zespołami działów informatycznych firm na całym świecie nowe wyzwania dotyczące bezpieczeństwa i dostępu do sieci, zwłaszcza że ryzyko nieautoryzowanego dostępu do informacji newralgicznych jest dwukierunkowe i dotyczy zarówno pracownika, jak ipracodawcy.
BYOD, czyli swoboda pracowników
Pracownikom należy zapewnić swobodę w kilku obszarach: wyboru urządzenia, sposobu dostępu do sieci oraz aplikacji i usług używanych podczas pracy. Dział informatyczny musi zadbać o to, aby odpowiednie osoby miały dostęp z odpowiednich urządzeń do odpowiednich aplikacji we właściwym (to ważne!) czasie. Taka swoboda może zwiększyć zaangażowanie pracowników i usprawnić współpracę między nimi, co wpływa na ogólną produktywność firmy. Wdrożenie modelu BYOD pomaga w zwiększeniu zaangażowania i zadowolenia pracowników. Wyniki badań opublikowane w ubiegłym roku przez magazyn Harvard Business Review pokazały, jak ważna jest dywidenda szczęścia. Szczęśliwi i zaangażowani pracownicy mogą zwiększyć sprzedaż o 37%, produktywność o 31%, a dokładność wykonywania zadań o 19%.
Przedsiębiorstwa powinny więc wprowadzić BYOD tak, aby uwzględnić potrzeby komunikacyjne pracowników i wykorzystać tę zmianę do zwiększenia ich zaangażowania.
Większa elastyczność pracowników i całej firmy
Zapewniając pracownikom swobodę używania wybranych przez siebie urządzeń, firma musi zabezpieczyć się przed problemami dotyczącymi bezpieczeństwa i dostępu do sieci, związanymi z wprowadzeniem takiego modelu. Potrzebna jest nowa strategia sieci, która przełamie bariery i umożliwi zwiększenie elastyczności zarówno pracownikom, jak i całej firmie.
Sześć pytań, na które powinna odpowiedzieć sobie firma przed wdrożeniem modelu BYOD
1. Kto powinien być właścicielem urządzeń? Pracownik, firma czy obie strony?
Najlepszym rozwiązaniem jest częściowe finansowanie przez firmę zakupu urządzeń mobilnych przez pracowników. Może to znacznie poprawić morale i ułatwić wdrożenie modelu BYOD. Pełne finansowanie oczywiście nie opłaci się żadnej firmie, ale brak dopłat może spowodować brak zaangażowania pracowników.
2. Jakie reguły należy wprowadzić? Na co zezwolić, a czego zabronić?
Firma musi opracować jasne reguły ograniczające wybór urządzeń używanych przez pracowników. Ograniczenia te nie mogą jednak być zbyt rygorystyczne. Pracownicy powinni wiedzieć, że mają wybór. Jeżeli firma nie wprowadzi żadnych reguł w tym zakresie, w sytuacji gdy pracownicy zaczynają używać prywatnych urządzeń do celów zawodowych, to może spodziewać się poważnych problemów.
3. Jakie role odgrywają pracownicy? Czy należy te role wykorzystać?
Polecamy przeprowadzenie warsztatów, które zwiększą zaangażowanie pracowników zainteresowanych używaniem prywatnych urządzeń do celów służbowych oraz umożliwią ich przeszkolenie w zakresie reguł dotyczących BYOD. Pomocne może być opracowanie wytycznych, które pomogą pracownikom w wyborze urządzeń odpowiednich do swoich ról.
4. Jaki wpływ ma model BYOD na pracę działu informatycznego? Czy wciąż będzie
istniał podział na nas i ich?
Podczas wdrażania modelu BYOD najlepiej jest ograniczyć do minimum zaangażowanie działu informatycznego. Nie można jednak pozostawiać pracowników samym sobie. Jeśli firma wyznaczy konkretne godziny, w których informatycy będą dostępni do pomocy, lub utworzy wewnętrzną stronę internetową z pytaniami i odpowiedziami, zapewni pracownikom wsparcie wtedy, gdy tego potrzebują. Jednocześnie zachowa zdolność do centralnego zarządzania wieloma urządzeniami.
5. Na używanie jakich aplikacji należy zezwolić pracownikom?
Firma powinna sporządzić listę aplikacji dopuszczonych i niedopuszczonych do używania w pracy. Nadrzędnym celem jest wzrost produktywności pracowników, więc trzeba zadbać o to, aby odpowiednie osoby wyposażone we właściwe urządzenia miały dostęp do zasobów, których potrzebują.
6. Jak rozwiązać problemy dotyczące bezpieczeństwa? Co zrobić, aby wszyscydbali o ochronę danych i systemów?
Zapewnienie bezpieczeństwa jest procesem dwukierunkowym i dotyczy zarówno firmy, jak i jej pracowników. Firma powinna przede wszystkim chronić swoją sieć. Przed wdrożeniem modelu BYOD należy przeprowadzić audyt sieci i zabezpieczyć dostęp do niej. Urządzenia należące do firmy i prywatne urządzenia pracowników powinny być obsługiwane w dwóch odrębnych sieciach wirtualnych. Pozwala to zarządzać dostępem w sposób zapewniający ochronę danych osobowych pracowników. Kontrola dostępu do sieci jest koniecznością w każdej firmie, która stosuje model BYOD. Bezpieczeństwo nie musi jednak oznaczać zakazów ani obniżenia produktywności lub zaangażowania pracowników. Tworząc nową strategię sieci spełniającą powyższe wymagania, firma może wykorzystać model BYOD, aby zapewnić pracownikom większą swobodę i mobilność bez obniżania poziomu bezpieczeństwa komunikacji i informacji.
BYOD a chmura osobista
Chmura osobista (Personal Cloud) jest produktem ubocznym modelu BYOD i swobody wyboru urządzeń przez pracowników. Prywatni użytkownicy urządzeń mobilnych zaczynają sobie uświadamiać, że jako pracownicy mogą z powodzeniem wykorzystywać swoje chmury osobiste w celach służbowych. Użytkownicy tworzą chmury osobiste, korzystając codziennie z urządzeń mobilnych do celów prywatnych, łącząc się z Internetem i wybierając aplikacje, które umożliwiają im lepszą komunikację i zwiększenie produktywności.
Jeśli pracownik stworzył sobie takie środowisko w przestrzeni prywatnej i społecznościowej, nic dziwnego, że chce je rozszerzyć na przestrzeń zawodową. Szefowie i zespoły działów informatycznych powinni uwzględnić ten aspekt modelu BYOD.
autor: Manish Sablok/CNE Europa
