Poradnik firmy: wdrożenie zmian VAT 1 stycznia 2014

Sektor firm zbliża się do wprowadzenia zmian w dotychczasowej regulacji VAT. Jak prosto wdrożyć zmiany zminimalizować ryzyko?

Pozostał już niespełna miesiąc do wejścia w życie nowej ustawy o podatku od towarów i usług. Przedsiębiorcy mają coraz mniej czasu, by przemodelować swoją działalność i dostosować do zmian użytkowane systemy informatyczne.

- Stajemy wobec największej od dwudziestu lat zmiany przepisów VAT, z jaką będą musieli się zmierzyć polscy przedsiębiorcy. W naszej opinii najważniejsza w adaptacji zmian jest edukacja – trzeba przede wszystkim dobrze zrozumieć istotę zmiany realiów podatkowych, aby móc ją odnieść do własnego modelu biznesowego. Następnie zaktualizować oprogramowanie by odpowiadało nowym wymaganiom. Dalej należy opracować dla konkretnego przedsiębiorstwa i wdrożyć kontrole biznesowe VAT. Mechanizmy kontroli biznesowych powinny być wspierane przez systemy informatyczne. Na koniec warto zrewidować politykę podatkową, tak, aby zoptymalizować przepływy pieniężne w przyszłych okresach. Gładkie przejście przez zmiany w większości przypadków nie będzie możliwe w oderwaniu od któregokolwiek z powyższych zadań. – powiedział Bogdan Zatorski, Kierownik Konsultingu Biznesowego w Sage sp. z o.o.

Firma Sage opracowała 5 wskazówek jak wdrożyć zmiany w regulacji VAT

Edukacja pracowników: Zrozumieć najważniejszą zmianę w sposobie identyfikowania momentu powstawania obowiązku podatkowego.

Najważniejszą konsekwencją zmiany przepisów (zasada ogólna) jest nowy sposób identyfikowania momentu powstawania obowiązku podatkowego, co wpływa na zmianę sposobu rozliczania VAT. Dotychczas o zakwalifikowaniu zakupu lub sprzedaży do miesiąca rozliczeniowego decydowała przede wszystkim data wystawienia faktury. Od Nowego Roku będzie to data dostawy lub wykonania usługi. Przedsiębiorcy będą musieli na nowo nauczyć się jednoznacznie i bezbłędnie przypisywać faktury do właściwych okresów rozliczeniowych – punktem odniesienia nie będą daty wystawienia dokumentów, lecz daty konkretnych zdarzeń gospodarczych. Ponieważ to daty zdarzeń będą miały bezpośredni wpływ na to, kiedy firma będzie rozliczać od nich podatek, pojawi się nowa perspektywa planowania tych zdarzeń – perspektywa podatkowa. Oznacza to, że nowe reguły powinni zrozumieć nie tylko księgowi, ale wszyscy pracownicy, którzy mają wpływ na zdarzenia sprzedaży i zakupów – menedżerowie, handlowcy, kupcy, pracownicy odpowiadający za kształtowanie i negocjowanie kontraktów.

Analiza – czyli odniesienie zmian przepisów do własnego modelu biznesowego

Każdy przedsiębiorca powinien odnieść nowe zasady określania momentu powstawania obowiązku podatkowego do własnego modelu działania i rozpoznać konsekwencje zmian. Wiele firm jest zaskoczonych, że w myśl nowych przepisów od niektórych sprzedaży trzeba będzie odprowadzać do urzędu skarbowego podatek miesiąc wcześniej niż obecnie. Albo że niektóre odliczenia VAT z tytułu poniesionych kosztów będzie można rozliczyć dopiero miesiąc później. Wcześniejsze uświadomienie konsekwencji na pewno pozwoli szybciej się na nie przygotować – np. utworzyć rezerwy finansowe lub zmienić politykę współpracy z klientami. Dla wielu firm sprzedających i nabywających towary istotne może być np. doprecyzowanie definicji dostawy. Ustawa jej nie reguluje, tymczasem od tego, jak kontrahenci (indywidualnie) ustalą, które zdarzenie rozumieją jako dostawę, zależeć będzie, kiedy rozliczą VAT… Być może wciąż wielu pracowników odpowiadających właśnie teraz za budżetowanie roku 2014 nie zdaje sobie sprawy z tego, że nowa ustawa może zmienić w ich firmach cash flow, i że pomimo świetnie przygotowanego planu finansowego, wczesną wiosną pojawią się w nim nieprzewidziane odchylenia – ponieważ firma zacznie płacić podatki wcześniej, niż to czyniła do tej pory. Opisane przypadki pokazują, że konsekwencje nowej ustawy powinny już dziś rozumieć szerokie kręgi pracowników, nie tylko księgowi.

Zdecydować, jakie kontrole biznesowe będą wspierać księgowanie

Skoro już jesteśmy przy księgowych… Aby księgowanie nadal było łatwe i mogło się odbywać niemal automatycznie z minimalnym ryzykiem wystąpienia błędów, w firmach potrzebne będzie wdrożenie tzw. kontroli biznesowych (to pojęcie wynikające z ustawy o VAT). Kontrola biznesowa pozwala powiązać w sposób logiczny fakturę ze zdarzeniem gospodarczym. Księgowy musi dokładnie wiedzieć, do jakiego konkretnie zdarzenia odnosi się faktura np. kiedy konkretnie nastąpiło przekazanie towaru. Data wystawienia dokumentu straci znaczenie, tym bardziej, że w myśl nowej ustawy przedsiębiorca będzie mógł wystawić fakturę nawet do 30 dni przed i aż do 15 dni po miesiącu sprzedaży! A księgowanie polega przecież m.in. na zakwalifikowaniu wydatku lub przychodu do właściwego rejestru VAT i właściwego okresu rozliczeniowego. Bez odpowiedniej kontroli biznesowej taka kwalifikacja będzie trudna do weryfikacji, a przy dużym wolumenie dokumentów – weryfikacja niemożliwa w realizacji. Przedsiębiorca kontrole biznesowe określa samodzielnie – tyle mówi ustawa. We własnym interesie lepiej je opracować. A potem wdrożyć…

Dostosować systemy informatyczne do zmian z uwzględnieniem wsparcia kontroli biznesowych

Nowelizacja przepisów wymusza na przedsiębiorcach aktualizowanie systemów informatycznych. Nie tylko finansowo-księgowych, ale także odpowiadających za fakturowanie oraz ewidencję i wspieranie sprzedaży i zakupów. Aby ograniczyć koszty aktualizacji warto przyjrzeć się ofertom dostawców. Wiodące firmy oferują usługi abonamentowe, które dają klientom możliwość otrzymania aktualizacji w ramach abonamentu. To oczywiście najlepsza opcja. Jeśli przedsiębiorstwo nie ma takiego abonamentu, to ostatni dzwonek, by wyliczyć czy jego zakup przed końcem roku (i odebranie aktualizacji) nie pozwoli znacząco zredukować kosztów w porównaniu z zakupem nowej wersji systemu. Ale sama aktualizacja oprogramowania nie wystarczy… Potrzebne jest realne wdrożenie mechanizmów kontroli biznesowych w programach, tak by księgowanie realizowane było bez błędów. W tym zakresie pomocą może służyć dostawca rozwiązania informatycznego.

Zrewidować dotychczasowe kontrakty, zweryfikować politykę podatkową i ewentualnie wdrożyć ją do procesów sprzedażowych i zakupowych

Proces adaptacji zmian warto zwieńczyć analizą zawartych już kontraktów z kontrahentami pod kątem zaplanowanych zdarzeń gospodarczych. Dzięki temu firma może opracować i wdrożyć nową politykę podatkową. Warto też wspólnie z działem handlowym i zakupów zastanowić się nad tym, w jaki sposób ustalać z przyszłymi kontrahentami warunki dostaw, sprzedaży i wystawiania faktur, tak aby miało to korzystny wpływ na daty rozliczeń podatkowych. Generalnie: im bliżej początku miesiąca następuje sprzedaż, tym dłuższy okres uregulowania od niej podatku VAT. Im bliżej końca miesiąca następuje zakup, tym krótszy okres do odliczenia podatku z tego tytułu. Warto też zwrócić uwagę, że o ile data wystawienia dokumentu nie będzie już miała większego znaczenia dla sprzedawcy ze względu na rozpoznanie podatku należnego VAT, to dla nabywcy nadal będzie istotna. Nabywca musi bowiem fizycznie posiadać fakturę, by móc dokonać odliczenia VAT, a to istotnie zmienia oczekiwania stron transakcji i stwarza nowe możliwości realizowania polityki handlowej. Najszybszym sposobem na otrzymanie faktury jest obecnie wymiana elektroniczna. Warto się zastanowić czy nie skorzystać z elektronicznego obiegu faktur, by szybciej odliczać VAT.

 

autor: Cezary Tchorek-Helm