Niska wydajność ręcznych procesów administracyjnych

Z badań firmy Lexmark wynika, że przedsiębiorstwa wykorzystujące manualne procesy cechują się mniejszą efektywnością, a także niższą produktywnością pracowników i wolniejszym tempem wprowadzania danych.

Lexmark

Według badań Lexmarka, wdrożenie zautomatyzowanych systemów może pomóc europejskim firmom zwiększyć wydajność pracowników, zmniejszyć koszty operacyjne oraz ograniczyć błędy wynikające z ręcznych procesów. Lexmark ankietował pracowników biurowych z całej Europy w kwestii działań i czasu zużywanego na wykonywanie czynności administracyjnych. Stwierdzono znaczący brak efektywności w firmach, które polegają na ręcznych procesach.

• Ankietowani stwierdzili, że obsługa czynności administracyjnych, takich jak ewidencjonowanie umów, przetwarzanie zamówień czy przepisywanie danych z wizytówek do książki adresowej lub bazy danych, odbywa się raczej manualnie niż automatycznie.

• 59 proc. ankietowanych przyznało, że prace administracyjne w biurze są zbyt skomplikowane i składają się ze zbyt wielu etapów. Widoczna jest również bezpośrednia korelacja pomiędzy złożonością czynności administracyjnych, a czasem na to przeznaczonym. Co trzeci z respondentów przeznacza trzy lub więcej godzin tygodniowo na czynności administracyjne. Ponadto, blisko trzy czwarte myśli, że ten czas zwiększył się w ciągu ostatnich pięciu lat, wskazując, że przedsiębiorstwa marnują cenny czas personelu.
• W badaniu podkreślono, że pracownicy chcieliby wyeliminować przestarzałe, nieproduktywne sposoby pracy. Kiedy zapytaliśmy, co jest największym problemem związanym z manualnymi pracami biurowymi, 50 proc. respondentów odpowiedziało, że są zbyt czasochłonne.

Istnieją jednak dalej idące implikacje dla biznesu niż niska produktywność pracowników. Jedna czwarta respondentów uważa, że istotniejszym problemem związanym z manualnymi procesami jest ich tendencja do popełniania błędów. Ponad dwie trzecie europejskich pracowników przyznaje, że doświadczyło sytuacji, w których błąd w ręcznym wypełnianiu dokumentów naraził firmę na koszty.

Więcej uderzeń w klawisze przekłada się na wyższe koszty wprowadzenia danych, większą liczbę błędów oraz spowolnienie procesu. W prowadzeniu biznesu, może to mieć bezpośredni wpływ na zysk firmy. Jeżeli faktura nie zostanie przetworzona poprawnie, może to spowodować płacenie odsetków lub powtórną płatność, którą trzeba będzie wyjaśniać. Może to skutkować utratą dobrych relacji z klientem, sprzedawcą lub dostawcą. Wydaje się więc, że firmy powinny przeanalizować swoje podejście do danych w firmie oraz tego, w jaki sposób są obrabiane w ramach codziennych zadań.

Rozwiązania Lexmarka łączą możliwości sprzętu do skanowania i drukowania z oprogramowaniem do analizy dokumentów i przetwarzania treści, umożliwiając inteligentne pozyskiwanie informacji. Dane z takich dokumentów jak: zapytania klientów, reklamacje, podania o pracę lub raporty są automatycznie wyłapywane, porządkowane w zadanym formacie i przesyłane do procesów biznesowych oraz do systemu korporacyjnego w celu uzyskania lepszej widoczności informacji w całej firmie. Eliminuje to zwykle 85-95 proc. działań związanych z ręcznym wprowadzaniem danych i ułatwia dostęp do informacji.

Informacje o badaniu

Lexmark przebadał 714 pracowników biurowych w dwunastu krajach: Belgii, Niemczech, Polsce, Portugalii, Hiszpanii, Wielkiej Brytanii, we Włoszech, Francji, na Węgrzech oraz w Afryce Południowej. Badanie zakończyło się w lipcu 2013 roku.

autor: Mariola Czapkiewicz