Przedsiębiorstwa oferujące swoje produkty w modelu sprzedaży bezpośredniej to zwykle korporacje zatrudniające kilka tysięcy pracowników, nierzadko posiadające przedstawicielstwa na całym świecie, kreujące obroty rzędu miliardów euro rocznie. Analizując strukturę wewnętrzną, to skompilowane systemy realizowania zamówień i sprzedaży, wymagające systematyzacji wielu pionów – przede wszystkich działań przedstawicieli handlowych, działów dystrybucyjnych i księgowości. Właśnie takim przedsiębiorstwom dedykowane są systemy rozliczania prowizji handlowych (z ang. IT Management Commission Engine).
Case study
Jakie potrzeby posiada firma sektora sprzedaży bezpośredniej zatrudniająca tysiące przedstawicieli, jakie rozwiązania może wdrożyć i jakie korzyści z tego tytułu odnieść? Wskazuje Piotr Bugała, kierownik działu baz danych i Business Intelligence z NetLine Group.
Potrzeby:
- Uporządkowanie chaosu wynikającego z kwestii zatrudnienia wielu sprzedawców, realizowania szeregu zamówień dziennie i kontroli nad wieloma centrami dystrybucyjnymi. Dodatkowo, wsparcie procesów dokonywanych przez dział księgowości przeliczający sprzedane produkty i dział kontrolingu rozliczający różnego rodzaju prowizje.
- Uproszczenie procesu rozliczania prowizji, szczególnie w sytuacjach, gdy system ich naliczania jest zmienny i zależny od wielu czynników (np. wielkości sprzedaży, osiągniętych wyników, pozyskania nowych klientów itp.).
UWAGA!
Nawet w momencie, gdy wynagrodzenia rozliczane są dwa razy w miesiącu, dział kontrolingu poświęca minimum 48 dni rocznie na samo naliczanie prowizji handlowych!
Rozwiązania:
- Wdrożenie systemu informatycznego wspierającego proces sprzedaży, zamówień oraz rozliczania prowizji handlowych, obsługujący całość zdarzeń – od spotkania z klientem, po zamówienie produktu, rozliczenie zamówienia, dostarczenie produktu, zapłatę klienta i rozliczenie prowizji.
- Implementacja funkcjonalności umożliwiającej powiązanie kilku rodzajów prowizji udzielanych na różnych warunkach (np. prowizji podstawowych, dodatkowych, rekrutacyjnych, rocznych itp.).
Korzyści:
- Pełen obraz procesów przebiegających w firmie i możliwość bieżącej kontroli.
- Możliwość centralnego zarządzania zdarzeniami i regułami.
- Ograniczenie błędnego lub późnego naliczania składników premiowych/prowizyjnych (a to właśnie takie błędy działają destabilizująco na motywację przedstawicieli).
- Optymalizacja tworzonych planów motywacyjnych.
- Przejrzystość rozliczeń i wizualizacja wyników handlowców.
Zanim wdrożysz system
Należy pamiętać, że wprowadzenie systemu informatycznego wspierającego procesy rozliczania prowizji handlowych powinien zostać poprzedzony wnikliwą analizą wewnętrzną firmy, pozwalającą określić bieżące zapotrzebowanie i dopasować rozwiązanie do indywidualnych wymagań, co do przyszłej elastyczności systemu. – Analiza umożliwia sprawdzenie optymalności danych procesów, dopasowanie rozwiązania oraz taki stopień elastyczności systemu, który pozwoli w krótkim czasie symulować i wprowadzać nowe mechanizmy motywujące – wyjaśnia Piotr Bugała.
Taka analiza funkcjonalna i projekt architektury systemu powinny składać się z następujących działań:
- analizy wytycznych i wymagań funkcjonalnych określonych przez dane przedsiębiorstwo oraz inwentaryzacji istniejących systemów informatycznych,
- weryfikacji założeń technologicznych, funkcjonalnych oraz motywacyjnych,
- analizy procesów biznesowych w przedsiębiorstwie,
- analizy zakresu informacyjnego interfejsów między funkcjonującymi już systemami,
- analizy i weryfikacji obowiązujących zasad naliczania składników motywacyjnych,
- analizy i projektu migracji danych z funkcjonujących w przedsiębiorstwie systemów.
Dziś możliwość wdrożenia profesjonalnych systemów informatycznych pozwala skrócić czas potrzebny na realizację newralgicznych działań. Warto wiedzieć, że system wspierający proces naliczania prowizji wykona swoją pracę w zaledwie 15 minut – ta sama praca wykonywana przez pracownika zajęłaby 48 godzin (zakładając obsługę 1500 aktywnych przedstawicieli). Sam czas potrzebny na analizę przedwdrożeniową, przygotowanie projektu i implementację to ok. 3 miesięcy pracy firmy informatycznej.
Źródło: NetLine Group, zdobywca Medalu Europejskiego 2011 za IT Management Commission Engine (system rozliczania prowizji handlowych).
