Z usług outsourcingu procesów zarządzania drukiem korzystają firmy z sektora publicznego i prywatnego. Według prognozy przedsiębiorstwa Xerox, dzięki tego typu rozwiązaniom mogą one zaoszczędzić nawet 40 proc. na kosztach druku, które stanowią nawet 3 - 4 proc. przychodu statystycznego przedsiębiorstwa.
Prognoza firmy Xerox
Według szacunków Xerox, światowy rynek outsourcingu usług zarządzania dokumentami wynosił w 2012 r. 48 mld USD i będzie rósł w latach 2011-2015 o ok. 7 proc. rocznie. Wiele firm z branży poligraficznej, które do tej pory proponowały swoim klientom wyłącznie urządzenia drukujące, zdywersyfikuje swoją ofertę, uzupełniając ją o MPS, by zdobyć nowe źródła przychodu.
Zarządzanie drukiem
Zarządzanie drukiem to wieloetapowy proces polegający na monitorowaniu kosztów druku, wdrażaniu rozwiązań redukujących tego typu wydatki oraz wspomagających efektywną eksploatację floty urządzeń biurowych. Usługi w tym zakresie (Managed Print Services) są często zlecane zewnętrznym dostawcom, którzy wykorzystują i uzupełniają już istniejącą infrastrukturę w celu zwiększenia jej wydajności.
Urządzenia wielofunkcyjne mogą stać się dodatkowo punktem wejścia informacji do systemów klienta. Dokumenty zostają zeskanowane oraz zindeksowane, co umożliwia przeszukiwanie ich treści czy automatyczne nadawanie im dalszego biegu, w zależności od znalezionych słów kluczowych. Papierowe materiały firmowe, łącznie z korespondencją, zapisywane są na zewnętrznym lub wewnętrznym dysku, a zawarte w nich dane są dystrybuowane i archiwizowane w formie elektronicznej.
Dla kogo MPS
Na rynku MPS ważna jest nie wielkość przedsiębiorstwa a ilość wydruków, jakie generuje. Tam, gdzie produkuje się więcej niż 40 000 stron miesięcznie można zoptymalizować proces w widoczny sposób. Głównymi odbiorcami usług i narzędzi z obszaru zarządzania drukiem są firmy mające na co dzień do czynienia z dużymi ilościami papierowych materiałów do wyprodukowania, przetworzenia i zarchiwizowania, realizujące masowe wydruki oraz transakcje wymagające udokumentowania. Z modelu korzystają nie tylko duże przedsiębiorstwa i instytucje publiczne, ale także mniejsze firmy.
Korzyści czyli zyski
Istnieje wiele powodów, dla których firmy powinny wdrożyć rozwiązania z zakresu MPS. Jak szacują eksperci Xerox, 80-90 proc. użytkowników nie wie, jakie koszty druku ponoszą.
- Tymczasem mogą one stanowić nawet 3 - 4 proc. przychodu przedsiębiorstwa. Optymalizacja procesów produkcji materiałów pomaga więc firmom lepiej planować wydatki.
- Redukcje kosztów płynące z wdrożenia modelu outsourcingu druku sięgają nawet kilkuset złotych w przeliczeniu na pracownika. W przypadku przedsiębiorstwa zatrudniającego 500 osób może to być około 600 zł na osobę.
- Według wyliczeń ekspertów Xerox, oszczędność na poziomie wydruku 1 strony wynosi minimum 10 proc. Zwykle po wdrożeniu pełnej usługi zarządzania drukiem z wykorzystaniem narzędzi Xerox średnie oszczędności kształtują się na poziomie 10-40 proc. W przypadku wdrożeń systemów kontroli wydruku, elektronicznego obiegu dokumentów itp. inwestycja zwraca się po 12-18 miesiącach, a czasami nawet szybciej. W przypadku firm z sektora małych i średnich przedsiębiorstw koszty druku można zredukować od 10 do 30 proc.
Według szacunków Xerox, światowy rynek outsourcingu usług zarządzania dokumentami wynosił w 2012 r. 48 mld USD i będzie rósł w latach 2011-2015 o ok. 7 proc. rocznie. Wiele firm z branży poligraficznej, które do tej pory proponowały swoim klientom wyłącznie urządzenia drukujące, zdywersyfikuje swoją ofertę, uzupełniając ją o MPS, by zdobyć nowe źródła przychodu.
autor: Mariola Czapkiewicz
