Dlaczego nie warto bać się e-faktur?

Już od przeszło 8 lat polscy przedsiębiorcy mogą wystawiać faktury elektroniczne. Jednak mimo oszczędności czasu i pieniędzy, na jakie pozwala to rozwiązanie, wciąż miażdżącą przewagę stanowią papierowe dokumenty. Dlaczego tak się dzieje?

Współcześnie komputery i poczta elektroniczna stały się codziennością zarówno w biurach, jak i w domach. Mimo to, jak wynika z raportu PKPP Lewiatan, jedynie co dziesiąta faktura wysyłana w Polsce ma postać elektroniczną. W krajach Europy Zachodniej udział ten jest dwa razy wyższy. Postanowiliśmy przeanalizować dlaczego e-faktury tak rzadko towarzyszą transakcjom zawieranym nad Wisłą.

Prawo

Z początkiem 2013 r. zmieniły się przepisy regulujące kwestię wystawiania faktur VAT. Wśród nowych zasad szczególnie wyróżniają się zmiany dotyczące wystawiania faktur elektronicznych. Przede wszystkim firmy, które zdecydują się na dokumenty elektroniczne będą mogły w prostszy sposób niż do tej pory rozpocząć odpowiednie rozliczenia z klientami korzystając z tzw. zgody domniemanej. Ponadto, m.in. rozszerzono możliwości zapewnienia wiarygodności e-faktur, co daje przedsiębiorcom bardziej elastyczne możliwości dopasowania rozwiązania do swoich potrzeb. Podsumowując liberalizacja e-faktur wprowadziła daleko idące uproszczenia, które ostatecznie zrównały dokumenty papierowe z elektronicznymi.

Technologie

– Aktualnie na rynku istnieje szeroka gama rozwiązań do fakturowania elektronicznego, które łatwo dopasować do konkretnych potrzeb, a które nie muszą być wcale związane z dodatkowym inwestowaniem w sprzęt komputerowy, jak ma to miejsce w przypadku rozwiązań w chmurze – mówi Ewa Kołodziej, Product Manager w Obszarze Biznesowym Korespondencja Masowa, Unizeto Technologies. Duże korporacje będą potrzebować dedykowanych systemów, które zostaną zintegrowane z wewnętrznymi rozwiązaniami, natomiast małym przedsiębiorcom wystarczą proste aplikacje.

Bliższe spojrzenie zarówno na aspekt prawny, jak i technologiczny e-faktur pokazuje, że jest to rozwiązanie bardzo przejrzyste, a obawy z nim związane są zupełnie bezzasadne. Co więcej, jeśli weźmiemy oszczędności finansowe, na jakie przedsiębiorcom pozwala e-faktura oraz jej ekologiczny charakter jasno widać, że druki papierowe zdecydowanie przegrywają rywalizację z elektronicznymi plikami.

– Pomimo, że mniejsze firmy bywają nieufne wobec e-faktur, duże korporacje coraz chętniej sięgają po to rozwiązanie. Dzięki temu upowszechniają je wśród setek tysięcy, a nawet milionów klientów i zauważają stały przyrost odbiorców zdecydowanych na faktury w formie elektronicznej – podsumowuje Ewa Kołodziej, Product Manager w Obszarze Biznesowym Korespondencja Masowa, Unizeto Technologies.

autor: Robert Kamiński