Szukając oszczędności każda osoba prowadząca swoją działalność powinna zacząć od tych najprostszych rozwiązań, na przykład od służbowych przejazdów taksówkami.
„Mieć wszystko pod kontrolą” to życzenie nie jednego właściciela firmy. Mając jednak pod sobą kilkudziesięciu pracowników jest to zadanie trudne do wykonania, a na przejazdach taksówkami można stracić miesięcznie nawet kilkanaście tysięcy złotych! Zarówno spotkania z klientem, jak i te
o charakterze biznesowym wymagają punktualności, a o taką trudno dojeżdżając komunikacją miejską. Zatem decydując się na przejazdy taksówkami dla swoich pracowników mamy do wyboru dwie możliwości.
Pierwszą z nich są przejazdy gotówkowe. Każdy pracownik opłaca podróż wybraną taksówką, kierowca po zrealizowanym kursie wypisuje ręcznie fakturę lub rachunek. Jednak jest to mało komfortowe rozwiązanie dla obydwu stron. Po pierwsze nie każdy pracownik musi mieć codziennie wystarczającą ilość gotówki przy sobie, a kursy wypadają niekiedy niespodziewanie. Po drugie, kierowcy niechętnie wypisują takie dokumenty, bo jest to dla nich, ale również dla pracowników strata czasu. Po trzecie, pracodawca w gąszczu dokumentów i spraw, ma dodatkowy problem z rozliczaniem tego, ile ma oddać pieniędzy poszczególnym pracownikom. Drugim rozwiązaniem są przejazdy bezgotówkowe, które wydają się być zdecydowanie lepszą opcją, pozwalającą na pełną kontrolę kursów pracowników. Czy na pewno? Częste nadużywanie bezimiennych voucherów na przejazdy może doprowadzić niejednego biznesmana na skraj kryzysu finansowego. Anonimowość jest jedną z przyczyn, dla których pracownicy niekiedy decydują się wziąć służbowy kurs w prywatnym celu, bez uzgodnienia tego z pracodawcą. O ile w małej firmie jest on w stanie dopasować kurs do pracownika, o tyle w większej staje się to wręcz niemożliwe. Jak zatem zaoszczędzić, nie rezygnując przy tym z podroży taksówkami?
Rozwiązaniem problemu są aplikacje mobilne do zmawiania taksówek. Dzięki nowoczesnej technologii mamy możliwość śledzenia trasy przejazdu pracowników, a także nadawania im limitów. Jedną z aplikacji, która szczególny nacisk kładzie na komfort korzystania z usług taksówkarskich przez firmy jest iTaxi.
Przejazdy służbowe stanowią dużą część wszystkich kursów taksówkarskich, dlatego iTaxi stworzyło funkcjonalny system dla klientów biznesowych. Jest to nowatorska forma przejazdów bezgotówkowych uzupełniona o panel do zarządzania przejazdami w firmie.
Poza możliwością sprawnego zamówienia taksówki przez aplikację, przedsiębiorca otrzymuje profil firmowy, dzięki któremu określa preferencje dotyczące kosztów oraz nadaje uprawnienia
i limity pracownikom. Informacje na temat kursu przesyłane są do panelu kontrolnego dostępnego on-line zaraz po zakończeniu przejazdu. Możliwość filtrowania tych informacji oraz edytowania ułatwia planowanie budżetu i rozliczanie kosztów przejazdów służbowych. Kwota za przejazd jest zapisywana w systemie wraz z trasą przejazdu.
W przypadku wątpliwości dotyczących uczciwości pracownika, mamy możliwość ich wyjaśnienia,
w przeciwieństwie do tradycyjnych korporacji taksówkowych, które nie mają żadnej możliwości takiej weryfikacji. Tak skonstruowany mechanizm stanowi gwarancję zmniejszenia liczby przejazdów pracowników, a co za tym idzie redukcji kosztów.
Przejrzystość systemu oraz możliwość zarządzania panelem administracyjnym to narzędzia, dzięki którym każdy przedsiębiorca posiada pełną kontrolę nad przejazdami firmowymi swoich pracowników. Przejazdy odbywające się bezgotówkowo, bez zbędnych kart czy voucherów oraz jedna zbiorcza faktura przychodząca pod koniec miesiąca ograniczają obieg dokumentów i zbędne formalności do minimum. Nowoczesne technologie to gwarancja optymalizacji kosztów prowadzenia biznesu!
autor: Robert Kamiński
