Jak pokazują badania przeprowadzone przez firmę Mikomax Smart Office, zdaniem 65 proc. respondentów wygląd i organizacja stanowiska pracy są ważne, ale tylko co piąty zgadza się ze stwierdzeniem, że jego obecne biuro wspiera go w efektywnym działaniu. Dla 85 proc. miejsce, w którym przebywają mogłoby lepiej odpowiadać na ich zawodowe potrzeby. Pojawiające się na rynku technologie i narzędzia pozwalają dopasować przestrzeń do potrzeb pracowników.
Biuro staje się smart
Nowe technologie mają szansę zrewolucjonizować biznes oraz miejsca pracy. Dla przykładu, ideą koncepcji Internetu Wszechrzeczy (z ang. Internet of Everything) jest połączenie wszystkich użytkowych obiektów w sieć, dzięki czemu będą mogły się wzajemnie komunikować i synchronizować poszczególne czynności.
- Według analiz Cisco wartość rynku Internetu Wszechrzeczy w ciągu najbliższej dekady wzrośnie do 19 bilionów USD na świecie. O coraz większym znaczeniu tego zjawiska świadczy rosnąca liczba połączonych z siecią urządzeń – według szacunków Cisco do 2020 będzie ich już 50 miliardów. Chociaż technologia ta jest obecnie kojarzona z tzw. inteligentnym domem, który zaparza właścicielowi kawę lub informuje, że lodówka jest pusta, to może również usprawniać procesy w biurze – mówi Marcin Majda, Business Development Director w Luxoft Poland.
Nowe biura – smart office - staną się inteligentne, a korzystający z nich użytkownicy będą mogli się w większej mierze skoncentrować na zadaniach służbowych. Już teraz dostępne są systemy BMS ( z ang. Building Management Systems), które monitorują oświetlenie, ogrzewanie i wentylację pomieszczeń w budynku. Rozwiązanie to nie tylko przyczynia się do poprawy komfortu pracowników, ale także zmniejsza rachunki. Automatyczna regulacja światła pozwala zaoszczędzić do 75 proc. energii.[1]
Ponadto, na rynku dostępne są systemy, które pozwalają monitorować frekwencję w pracy. Noszą nazwę Indoor Positioning Systems i są stosowane m.in. w największych firmach z sektora telekomunikacyjnego. Pozwalają na identyfikację pracowników w przestrzeni biurowej. Technologie tego typu mogą zostać wdrożone w postaci aplikacji na smartfona, która np. włącza światła, gdy zatrudniony wejdzie do danego pomieszczenia lub zagasza, gdy je opuści.
Liczy się ekonomia, funkcjonalność
Wysokie czynsze skłaniają niektóre firmy do wynajmowania mniejszych powierzchni. Ważną rolę odgrywa odpowiednia aranżacja takiego wnętrza. Dobrze zaplanowane biuro oznacza dla firmy zmniejszenie kosztów eksploatacji. Ponadto, przemyślany dobór mebli ułatwia realizację zadań i poprawia funkcjonalność tego typu przestrzeni. Dla przykładu firma Mikomax Smart Office wyposażyła miasteczko Orange w Warszawie w 16-metrową szafę z wkomponowaną sofą, dzięki czemu mebel może spełniać funkcje użytkową oraz relaksacyjną.
- Jak pokazują dane z ubiegłorocznego raportu Walter Herz czynsz za jeden metr kwadratowy powierzchni biurowej w Warszawie może wynieść nawet 25 EUR.Wybór mniejszego biura na siedzibę pomaga firmie optymalizować koszty i nie wyklucza jego funkcjonalności. W wielu firmach nie ma np. konieczności przygotowania stacjonarnych miejsc pracy, ponieważ zatrudnieni wykonują często swoje obowiązki zdalnie – uważa Jerzy Marcinkowski, Dyrektor Handlowy, Mikomax Smart Office.
Rozwój cyfryzacji niesie nowe możliwości dla środowiska pracy. Technologie mobilne pozwalają na wykonywanie zadań służbowych w dowolnym miejscu. Obecnie pracownicy dojeżdżają do klientów, podróżują w celach służbowych lub wykonują pracę w siedzibie kontrahenta. Niektóre firmy umożliwiają im nawet korzystanie z własnego sprzętu technologicznego takiego, jak laptop czy telefon.
Biuro w domu
Coraz popularniejszy staję się model pracy w systemie home-office. Badania CBRE z 2013 r. dowodzą, że poziom wykorzystania stanowisk pracy rzadko przekracza 70 proc. W konsekwencji na świecie rozprzestrzenia się koncepcja hot-deskingu, zgodnie z którą pracownicy nie mają przypisanych sobie stałych stanowisk. Wracając z konferencji lub z podróży służbowej zajmują to biurko, które jest akurat wolne. Prowadzi to do nowej interpretacji biura, które w przyszłości nie będzie miejscem wykonywania pracy przez 8 godzin, ale przestrzenią spotkań zespołu, w której powstają nowe pomysły i strategie działań. Nowe modele pracy prowadzą do zmniejszenia przestrzeni biurowej, co z kolei oznacza korzyści dla środowiska naturalnego. Mniejsze biura mogą oznaczać bowiem mniej zużytej energii i mniejszą produkcję odpadów.
- Wiele badań pokazuje, że biurka są użytkowane przez pracowników tylko w 40-50 proc. w ciągu jednego dnia pracy.Wspólne użytkowanie stanowiska pozwala zaoszczędzić powierzchnię, która może zostać wykorzystana w innym celu np. na przestrzeń, w której pracownicy będą mogli spędzić przerwę i zrelaksować się lub pomieszczenia przeznaczone do odbywania rozmów telefonicznych – zauważa Magdalena Czekaj, architekt wnętrz Mikomax Smart Office.
Innowacje biorą początek w biurze
Ponadto, pracodawcy od swoich kandydatów oczekują umiejętności pracy zespołowej. Odpowiednia organizacja biura może stanowić doskonałą przestrzeń dla wspólnych działań.
Biuro stanowi miejsce, gdzie powstają innowacyjne rozwiązania dla firm, dlatego powinno stymulować pracowników w tym procesie. Znani z niestandardowych siedzib „giganci IT”, urządzając przestrzeń pracy stawiają na kolor i kształt. Dominują żywe barwy np. pomarańczowy lub żółty a meble są w nietypowych kształtach. Często krzesła zastępowane są wygodnymi fotelami. Nie brakuje również kanap i sof. Wnętrze takiego biura przypomina restaurację lub mieszkanie, dzięki czemu pracownicy mogą czuć się swobodnie, co korzystnie wpływa na ich pomysłowość.
Dla współczesnych firm przestrzeń biurowa musi zwiększać produktywność i sprzyjać realizacji założonych celów. Nowe technologie zmieniają biura w smart office, które stanowią nie tylko miejsce pracy, ale wspierają użytkowników w wykonywanych zadaniach.
autor: Robert Kamiński
