Wyniki badań wskazują, że źle umieszczony lub skatalogowany dokument może kosztować małą firmę średnio 400 złotych. Natomiast ARMA International, stowarzyszenie non-profit zajmujące się zarządzeniem informacją, szacuje, że firmy źle katalogują średnio nawet 20% swoich dokumentów. Dla biznesu to niepotrzebna strata pieniędzy, a zwracanie uwagi na tego typu szczegóły jest ważne przede wszystkim dla małych firm, ponieważ pomaga im zwiększyć rentowność.
Ograniczając bałagan, możesz przekształcić swoje biuro i zwiększyć produktywność pracowników, dzięki czemu będziesz pracować efektywniej nad osiągnięciem celów firmy. Chociaż idea może się wydawać skomplikowana, oto kilka prostych, ale skutecznych porad pomagających w zachowaniu uporządkowanego i wydajnego miejsca pracy.
Zacznij od nowa
Każdy moment jest dobry, aby przyjąć nowe zasady pracy. Zacznij więc od stworzenia przejrzystego systemu katalogowego dla wszystkich dokumentów papierowych. Systemy segregujące mogą być zbawienne w przypadku zarządzania papierami — musisz się tylko upewnić, że system jest jednolity w całej firmie, i że cały personel jest przeszkolony w używaniu go w ten sam sposób.
Poświęć czas na usprawnienia
Kiedy nowy system będzie już gotowy, możesz wpłynąć na pracowników, by go używali, określając cotygodniową akcję archiwizowania i katalogowania. Przeznaczenie na przykład stałego przedziału czasu w poniedziałek rano na uporządkowanie biura powinno zagwarantować, że Ty i Twoi pracownicy będziecie stosować się do systemu. Ponadto sprzyja to kulturze organizacji i zaangażowaniu na rzecz utrzymania porządku w miejscu pracy.
Stwórz cyfrowe wersje dokumentów
Selekcja papieru jest ważna, ale warto zabezpieczyć swą pracę, tworząc kopie zapasowe ważnych dokumentów. Wdróż system zarządzania dokumentami ze skanerem dokumentów i oprogramowaniem do zarządzania dokumentami i upewnij się, że Twoja załoga rozpoczęła digitalizację dokumentów papierowych. Ich skanowanie to nie tylko archiwizacja ważnych dokumentów, ale również okazja do pozbycia się papierowych oryginałów i zmniejszenia biurowego bałaganu. Oznacza także posiadanie wszystkich ważnych dokumentów w postaci cyfrowej w bezpiecznym miejscu, gdzie nie można ich zagubić.
Niszcz i przetwarzaj
Spróbuj zainwestować w niszczarkę i kosz, by umożliwić pracownikom skuteczne ograniczanie bałaganu. Zaoferowanie podwładnym sposobu na szybką i skuteczną utylizację papieru powinno zachęcić ich do utrzymania biura w porządku i zagwarantować, że każdy będzie trzymać się nowych procesów usprawniających. Przy okazji zrobisz coś dla środowiska, więc w dobie dbałości o naturę zyskasz dodatkowe punkty.
Używaj kolorów
Aby dokumenty papierowe pozostały uporządkowane, w miejscu ich przechowywania wprowadź system oznaczania kolorami. Ten jasny i prosty sposób katalogowania zagwarantuje porządek i usprawni biuro. Badania wykazały, że jasne kolory zwiększają kreatywność, więc zainwestujesz również w bardziej pomysłowy i produktywny zespół pracowników.
Zmniejszając biurowy bałagan trzeba być wymagającym. Dopilnuj, by pozbywano się zbędnych papierów i wprowadź rozwiązania zachęcające Twój zespół do tego samego. Inwestując w istotne wyposażenie biurowe, takie jak skanery i niszczarki, dajesz swym pracownikom narzędzia niezbędne do utrzymania biura w porządku. Jeżeli będziesz się angażować w nowe systemy organizacji, zobaczysz, że lepsze zarządzanie papierem naprawdę oznacza lepszy biznes.
autor: Robert Kamiński
