Pracownicy mogą do niej dołączyć z własnych urządzeń i oddzielnych pomieszczeń – sami lub w mniejszych podgrupach. Choć takie podejście może wydawać się nieco zaskakujące, to daje możliwość szybkiego rozwiązania nagłych problemów czy zachowania ciągłości procesów biznesowych. Przeczytaj artykuł i dowiedz się, w jakie rozwiązania warto zainwestować w biurze, aby umożliwić płynne prowadzenie wideo spotkań, nawet gdy wszyscy uczestnicy znajdują się w tym samym budynku. Jakie korzyści może przynieść taka forma komunikacji i jakie są najlepsze praktyki w jej organizacji?
Czy wideokonferencje w obrębie jednego biura to przyszłość efektywnej komunikacji?
Zdarza się, że w wideo rozmowie uczestniczą osoby pracujące wyłącznie zdalnie, innym razem są to pracownicy będący na home office i w biurze, ale można zorganizować wideokonferencję także, gdy wszyscy zainteresowani są obecni w firmie.
Chociaż początkowo koncepcja prowadzenia wideokonferencji z różnych pomieszczeń tego samego budynku może wydawać się niepotrzebną komplikacją, to w wielu korporacjach ma to sens zarówno logistyczny, jak i operacyjny. Taka forma spotkań jest przydatna, zwłaszcza jeśli zespół pracuje nad pilnymi projektami, ponieważ pozwala na szybką wymianę informacji i podejmowanie decyzji. Zajęcie sali konferencyjnej przez małe grupy i kabiny akustycznej lub budki telefonicznej przez poszczególne osoby umożliwia uczestnikom korzystanie z własnych aplikacji na laptopie, wprowadzanie na bieżąco zmian w projekcie i szybkie przekazywanie nowych ustaleń.
Wszystko wskazuje na to, że wideokonferencje w ramach jednego biura to przyszłość komunikacji, zwłaszcza w kontekście rosnących oczekiwań pracowników dotyczących elastyczności miejsca pracy.
Kabina akustyczna hushFree.S do wideokonferencji
Dlaczego warto organizować wideokonferencje w ramach jednego biura?
Prowadzenie wideorozmowy z osobą pracującą w tej samej przestrzeni biurowej może wydawać się nieco dziwne. Jednak taka forma komunikacji eliminuje drobne przeszkody i zapewnia wiele korzyści.
- Oszczędność czasu dla uczestników i organizatora spotkania
Wideokonferencje prowadzone wewnątrz jednego biura umożliwiają uczestnikom dołączanie z własnych komputerów czy tabletów. Ta elastyczność zapewnia łatwy dostęp do niezbędnych dokumentów zapisanych na lokalnych dyskach. Pracownicy są w stanie szybko udostępnić swoje materiały, prezentacje czy sporządzić zarys omawianego projektu. W ten sposób firma wyeliminuje opóźnienia związane z przekazywaniem danych czy plików, które pojawiają się podczas fizycznych spotkań zespołu w sali konferencyjnej. Każdy uczestnik wideokonferencji jest w stanie skupić się na merytorycznym wkładzie do dyskusji, a organizator nie traci czasu na logistyczne aspekty spotkania, takie jak przygotowanie monitora, rzutnika czy odpowiedniej liczby krzeseł.
- Poprawa komunikacji w zespołach rozproszonych po całym biurze
Wideokonferencje w obrębie biura umożliwiają każdemu uczestnikowi wybór miejsca, które najlepiej odpowiada jego roli i funkcji podczas spotkania. Lider zespołu może uczestniczyć w rozmowie z pojedynczej budki biurowej hushFree.S, która posiada ręczną regulację blatu i boczne oświetlenie LED, gwarantujące lepszą widoczność twarzy podczas spotkania online. Klasa akustyczna A wg normy ISO 23351-1:2020 dla kabin akustycznych zapewnia skuteczne odcięcie użytkownika od zgiełku biura. Dzięki temu prowadzący spotkanie jest w stanie zachować pełne skupienie i bez przeszkód przekazać najważniejsze informacje. Współpracujący ściśle ze sobą pracownicy mogą skorzystać z sali konferencyjnej, budki akustycznej hushFree.M dla 1-4 osób lub kabiny hushFree.L dla 4-6 osób. Pozwoli im to na efektywne współdziałanie podczas przedstawiania swoich pomysłów i innowacyjnych koncepcji.
Budka akustyczna hushFree.M
- Zapewnienie poufności rozmów
Udział w spotkaniach z biura to skuteczny sposób na zachowanie poufności rozmów, zwłaszcza gdy odbywają się one w dobrze izolowanych akustycznie miejscach, takich jak kabiny Hushoffice. Zapewniają prywatność i dyskrecję, której często nie można osiągnąć w warunkach pracy zdalnej lub w biurach coworkingowych. Pody akustyczne oferują ochronę przed hałasem zewnętrznym i miejsca, w których praca staje się przyjemnością. Budki można wyposażyć w stoliki, telewizor, kanapy czy krzesła – zgodnie z potrzebami i preferencjami. Estetyczne panele akustyczne w ich wnętrzu, wydajna wentylacja i regulowane oświetlenie o natężeniu 500 luksów sprawiają, że jest to komfortowe miejsce do prowadzenia spotkań online, które wymagają zachowania tajemnicy biznesowej.
Wideokonferencja w jednym biurze - jak zadbać o dobre warunki?
Zniekształcony dźwięk, niechciane echo, szumy czy metaliczne brzmienie – te problemy akustyczne są doskonale znane każdemu, kto kiedykolwiek uczestniczył w wideokonferencji w miejscu nieprzystosowanym do tego celu. Dlatego przy organizacji wideorozmów należy przede wszystkim zadbać o zminimalizowanie zakłóceń dźwiękowych, które mogą pochodzić zarówno z zewnątrz, jak i z wnętrza biura. Ważne jest też odpowiednie oświetlenie, które pozwoli na wyraźne widzenie uczestników oraz łatwe odczytywanie mowy ciała i mimiki. Kolejnym elementem jest wyposażenie techniczne – zapewnienie stabilnego połączenia internetowego oraz wysokiej jakości sprzętu audio i wideo. W nowoczesnych kabinach akustycznych znajduje się miejsce na powieszenie telewizora, zintegrowany jest moduł zasilania, a sufitowe oświetlenie LED i wentylacja uruchamiane są czujnikiem ruchu. Sygnał zajętości kabiny zapala się automatycznie po wejściu użytkownika, dzięki temu nikt nie będzie przeszkadzał podczas spotkania.
Artykuł sponsorowany
