Wiele małych i średnich przedsiębiorstw uznaje prawdopodobieństwo utraty danych za niewielkie, nie przykładając wagi do potencjalnych strat. Wykonywanie kopii zapasowych często przyjmuje formę nagrywania najważniejszych danych na płyty CD lub DVD i przechowywania ich w tych samych pomieszczeniach, gdzie znajdują się pierwotne dane.
Najważniejszym celem dla zarządzających biznesem w sytuacji utraty danych jest najszybsze przywrócenie sprawności operacyjnej przedsiębiorstwa. Niektóre dane mogą mieć wymierną wartość pieniężną, a ich utrata wiązać się z poniesieniem znacznych kosztów odtworzeniowych.
Dla wielu firm to właśnie czas powrotu do normalnej działalności biznesowej jest najważniejszy. Koszt utraconych korzyści może być znaczący – tym większy, im bardziej firma polega na dobrodziejstwach cyfrowej ery. Systemy bazodanowe, ERP, MRP, informacje o klientach, kontraktach, cenach, dane finansowo-księgowe, czy też cyfrowe zasoby pracowników, współtworzą wraz z ludźmi ogromny kapitał intelektualny, który finalnie przekłada się na możliwość konkurowania przedsiębiorstwa na rynku. Utrata danych często wiąże się z fizycznym uszkodzeniem sprzętu, co już samo w sobie powoduje spore wydatki.
Na co zwrócić uwagę przy wyborze dostawcy usługi backup’u
Obecnie przedsiębiorstwa mają wiele możliwości zapewnienia ciągłości funkcjonowania biznesu. Największe firmy tworzą i wdrażają rozbudowane plany oraz polityki zapewnienia ciągłości funkcjonowania infrastruktury - tak zwane Disaster Recovery – wykorzystując własne zasoby, rozwiązania kolokacyjne operatorów telekomunikacyjnych oraz wirtualizację (tzw. rozwiązania chmurowe).
Firmy planujące korzystać z backupu jako usługi u zewnętrznego dostawcy, powinna zwrócić uwagę na następujące elementy:
- Wiarygodność dostawcy (czy moje dane są bezpieczne, w jakiej klasie Data Center się znajdują, jakich standardów dostawca dotrzymuje i jakiego typu SLA oferuje?)
- Możliwość pełnego zarządzania usługą przez dostawcę, co oznacza, że posiada odpowiednie kompetencje
- Funkcjonalności, takie jak automatyzacja zadań, raporty, backup całych serwerów lub poszczególnych plików, baz danych czy specjalnych aplikacji np. MS Exchange
- Przepustowość łącza do dostawcy (wcześniej warto zbadać, ile danych mamy do przesłania, a więc w jakim czasie uda się je odzyskać i przywrócić gotowość operacyjną firmy)
W zależności od wielkości firmy i kompetencji kadry IT, można zdecydować się na outsourcing konkretnych obszarów backupu, np. skorzystać tylko z bezpiecznych przestrzeni dyskowych zlokalizowanych w profesjonalnych centrach danych, a resztę operacji przeprowadzać wewnątrz firmy.
Na drugim końcu znajduje się kupno usługi całkowicie zarządzanej przez firmę zewnętrzną. W tym przypadku trzeba zwrócić uwagę na możliwości dostawcy, w szczególności określenie warunków i poziomu świadczenia usługi w postaci umowy SLA (Service Level Agreement). Profesjonalni dostawcy oferują duże możliwości ustalania warunków SLA, ponadto w przejrzysty sposób opisują zasady świadczenie usługi i przypominają o potencjalnych ograniczeniach rozwiązania. Powinien to być jeden z pierwszych etapów procesu decyzyjnego.
Kolejną kwestią jest dostęp do backupowanych zasobów. Najtańszym sposobem jest korzystanie z usługi za pośrednictwem dowolnego połączenia internetowego. Sprawdza się to w najprostszych rozwiązaniach i przy niewielkiej ilości danych. Większe firmy potrzebują znacznie wyższego komfortu użytkowania oraz gwarancji skuteczności. W tym wypadku warto rozważyć zakup wydajnego, dedykowanego i symetrycznego łącza internetowego lub stworzenie wirtualnej sieci prywatnej, np. IP VPN.
Dostępne rozwiązania można łączyć, zwiększając poziom bezpieczeństwa danych i możliwości działania w obliczu poważnej awarii. Istnieje oczywiście granica opłacalności finansowej przy wyborze wielopoziomowego zabezpieczania się, dlatego warto skorzystać z doświadczenia i pomocy zewnętrznego konsultanta.
Jakie są koszty braku backupu?
Koszt utraty danych, których firma nigdy nie zabezpieczyła, bywa ogromny. Niektóre firmy nigdy nie wracają do stanu poprzedzającego awarię.
Za kwotę kilkudziesięciu złotych miesięcznie można już liczyć na podstawowe rozwiązanie backupowe, które dla wielu mniejszych firm będzie wystarczające. Cena jest uzależniona od wielu parametrów – do kluczowych należą:
- przestrzeń backupowa (czy wystarczy 10 GB, 100 GB, a może potrzeba 10TB na dane?),
- przepustowość łącza do backupowych zasobów,
- zaimplementowana polityka tworzenia kopii zapasowych (czyli jak często mają być wykonywane pełne i przyrostowe kopie oraz jak długo mają być dostępne),
- poziom jakości świadczenia usługi (SLA).
Za kilkaset złotych miesięcznie można zapewnić swojej firmie bardzo dobrej jakości usługę, a zarządzający ma wtedy pewność ciągłości prowadzenia biznesu, nawet w warunkach całkowitej utraty cyfrowych danych.
Dla przedsiębiorstw chcących konkurować na rynku, a których aktywności są ściśle związane z działaniem infrastruktury IT, dostępność i bezpieczeństwo danych przyjmuje realny, finansowy wymiar. Ponadto im firma ma bardziej złożoną strukturę, z wieloma systemami i powiązaniami między danymi, tym większa będzie korzyść z wdrożenia dobrze przemyślanej polityki kopii zapasowych.