Aby wziąć taki urlop, pracownik ma tylko obowiązek zgłosić pracodawcy żądanie o jego udzielenie. Oczywiście, jeśli nie wykorzystał już całego przysługującego mu urlopu wypoczynkowego na ten rok.
Pracownik tylko żąda
Swoje żądanie może złożyć w dowolnej formie, przepisy nie stawiają w tym zakresie żadnych wymagań. Pracownik może więc zadzwonić do szefa, wysłać e-mail, faks lub SMS. Chyba że przepisy regulaminu pracy wskazują konkretny, przyjęty w danej firmie sposób wnioskowania o taki urlop.
Ważne, aby z wnioskiem o ten urlop pracownik wystąpił w terminie, czyli zgodnie z art. 167 2 kp, najpóźniej w dniu rozpoczęcia tego urlopu. Po latach dyskusji, co to w praktyce oznacza, termin, w jakim pracownik powinien tego dokonać, określił bliżej Sąd Najwyższy.
Pracodawca musi mieć czas, aby zdecydować
W wyroku z 15 listopada 2006 r. (sygn. akt I PK 128/06,OSNP 2007/23-24/346) stwierdził on bowiem, że wniosek o udzielenie urlopu na żądanie powinien być zgłoszony najpóźniej w dniu rozpoczęcia urlopu, jednak do chwili przewidywanego rozpoczęcia pracy przez pracownika według obowiązującego go rozkładu czasu pracy. Powinien on także – według SN – dodatkowo być zgłoszony w takich godzinach, w których pracodawca poprzez osoby uprawnione może takiego urlopu udzielić.
Urlop na żądanie nie zawsze przedłuży świąteczny wypoczynek >>>
W uzasadnieniu do cytowanego orzeczenia Sąd Najwyższy wskazał też, że biorąc pod uwagę obowiązek dbałości pracownika o dobro pracodawcy, należy przyjąć, że pracownik powinien zgłosić swoje żądanie najwcześniej jak to możliwe, aby pozwolić pracodawcy na podjęcie środków zaradczych, wynikających z potrzeby zapewnienia zastępstwa.
Może się oczywiście zdarzyć – zdaniem SN – że z powodu nadzwyczajnych okoliczności życiowych pracownik nie będzie w stanie zgłosić wniosku o udzielenie mu urlopu w powyższym terminie; okoliczności te będą jednak wyłączały winę pracownika w przypadku nieobecności w pracy i spóźnionego zgłoszenia wniosku urlopowego.
Każdy powód jest równie dobry
Pracownik nie musi uzasadniać swojego żądania i podawać powodu, dlaczego chce skorzystać z tego urlopu. Sposób jego wykorzystania ustawodawca pozostawił, bowiem do swobodnej decyzji pracownikowi, który może go wziąć na krótką niedyspozycję, na załatwienie spraw osobistych i w innym sobie tylko znanym celu, np. aby po prostu odpocząć.
Uwaga
Pracownik może wziąć urlop na żądnie jednorazowo, tj. jako kolejne 4 dni robocze. Może także dni takiego urlopu wykorzystywać pojedynczo lub w innej konfiguracji. Suma tych dni w ciągu roku nie może jednak przekroczyć czterech.
Pracodawca w zasadzie musi zaakceptować wniosek, ale…
To, że pracownik sam decyduje, kiedy chce skorzystać z tego urlopu nie oznacza, że może wziąć go sobie sam. W wyroku z 16 września 2008 r. (sygn. akt II PK 26/08, OSNP 2010/3-4/36) Sąd Najwyższy uznał, że nie istnieją żadne racjonalne argumenty dla uzasadnienia stanowiska, iż do wykorzystania tego urlopu uprawnia pracownika samo złożenie wniosku. Pracownik nie może zatem rozpocząć urlopu na żądanie, dopóki pracodawca nie wyrazi na to zgody, czyli nie udzieli mu takiego urlopu.
Co więcej, zdaniem SN rozpoczęcie urlopu na żądanie przed udzieleniem go przez pracodawcę może być uznane za nieusprawiedliwioną nieobecność w pracy, będącą ciężkim naruszeniem podstawowych obowiązków pracowniczych w rozumieniu art. 52 par. 1 pkt 1 Kodeksu pracy.
Wyraźne sprecyzowanie takich reguł korzystania z urlopu na żądanie uprawnia do stwierdzenia, że mogą zdarzyć się sytuacje, w których pracodawca może odmówić uwzględnienia żądania pracownika, bowiem wymóg ustawowy udzielenia urlopu przez pracodawcę byłby zbędny, gdyby czynność pracodawcy w każdym przypadku miała sprowadzać się wyłącznie do akceptacji wniosku pracownika.
Obowiązek udzielenia urlopu na żądanie nie jest bezwzględny
Pracodawca może więc, choć zupełnie wyjątkowo, odmówić jego udzielenia, jeżeli zachodziłaby sytuacja, której nie można byłoby pogodzić z zasadą dbałości o dobro i mienie pracodawcy (art. 100 par. 2 pkt 4 kp). Tak może być wówczas, gdyby wszyscy pracownicy określonego zakładu pracy lub jego wyodrębnionej części, albo znacząca ich część, wystąpili o udzielenie im urlopu na żądanie tego samego dnia.
Zaplanowany urlop też nie jest całkiem pewny >>>
Jeśli więc w firmie więcej osób (np. wszyscy pracownicy wydziału) wpadnie na pomysł wydłużenia sobie Świąt Bożego Narodzenia, to pracodawca może pokrzyżować ich plany i odmówić udzielenia tego urlopu.
Uwaga
Pracodawca może odmówić udzielenia urlopu na podstawie art. 167 2 kp ze względu na szczególne okoliczności, które powodują, że zasługujący na ochronę wyjątkowy interes pracodawcy wymagałby obecności danego pracownika w pracy w okresie określonym w żądaniu udzielenia urlopu – wyrok Sądu Najwyższego z 7 listopada 2013 r. (sygn. akt SNO 29/13, LEX nr 1393802).
Małgorzata Jankowska, ekspert prawa pracy
Podstawa prawna:
Art 163 – 168 ustawy z 26 czerwca 1974 r. – Kodeks pracy (tekst jedn. Dz.U. z 2014 r., poz.1502).