W praktyce oznacza to, że jeśli Polak w Kanadzie wysyła do Polski np. swojemu pełnomocnikowi notarialne upoważnienie do sprzedaży nieruchomości czy dokumenty stanu cywilnego, a kanadyjski dokument, poza podpisem i pieczęcią prawnika ma również tzw. apostille, czyli poświadczenie w odpowiednim kanadyjskim urzędzie, że podpis i pieczęć są autentyczne, to w polskim urzędzie będzie można się posłużyć kanadyjskim dokumentem.
Dokumenty wystawiane dotychczas przez kanadyjskie urzędy nie mogły mieć apostille i musiały być dodatkowo legalizowane przez polskiego konsula, ponieważ Kanada nie była stroną konwencji haskiej. Oznaczało to, że nawet sporządzony po polsku u kanadyjskiego prawnika dokument musiał najpierw zostać zawieziony lub wysłany do odpowiedniego kanadyjskiego urzędu i tam urzędnik poświadczał autentyczność. Następnie należało uzyskać kolejne poświadczenie w polskiej placówce dyplomatycznej.
Polskie placówki dyplomatyczne w Kanadzie są cztery, czyli ambasada w Ottawie oraz trzy konsulaty generalne: w Toronto, Montrealu i Vancouver. Konsulaty świadczą usługi dla trzynastu kanadyjskich prowincji i terytoriów, a konsul w Ottawie pomaga Polonii na terenie stolicy Kanady i kilku sąsiednich hrabstw.
Kilka tysięcy wniosków w Toronto
Jak wynika z informacji PAP, tylko w konsulacie w Toronto co roku dokonywano kilku tysięcy legalizacji kanadyjskich dokumentów.
Na swojej stronie internetowej polskie MSZ przypomina, że „dokumenty, wystawione przed 11 stycznia 2024 r. będą wymagały, tak jak dotychczas, wciąż pełnej legalizacji (wraz z superlegalizacją), nawet jeśli zostaną przedłożone konsulowi RP po 11 stycznia 2024 roku. (...) Dopiero dokumenty wystawione po 11 stycznia 2024 r., po opatrzeniu klauzulą apostille przez władze miejscowe, w związku z przystąpieniem Kanady do ww. konwencji, są dopuszczane do obrotu prawnego w Polsce bez udziału konsula polskiego”.
Zaś kanadyjskie MSZ wskazuje, że prawo Kanady nie wymaga legalizacji zagranicznych dokumentów przed ich użyciem w Kanadzie i ta sytuacja się nie zmienia. Jednak niektóre instytucje mogą wymagać poświadczenia.
Konwencja znosząca wymóg legalizacji zagranicznych dokumentów urzędowych została sporządzona w Hadze w październiku 1961 roku.
PAP/dad