Niewykorzystany potencjał wirtualnych zespołów

Zespoły współpracujące wirtualnie używają przestarzałych narzędzi, które mogą powodować zniechęcenie do pracy i spadek efektywności.

Foto: Glow Images/East News

 

Badanie przeprowadzone przez Siemens Enterprise Communications sprawdzało obecny stan biznesowych zespołów roboczych. Wyniki wskazują, że znaleziono wielki potencjał do poprawy wydajności pracy. 79 procent ankietowanych często pracuje w ramach wirtualnego zespołu. Tylko 44 procent twierdzi, że wirtualne interakcje są tak samo wydajne jak bezpośrednia współpraca. Badanie wykazało również, że pracownicy nie mają odpowiednich narzędzi, aby skutecznie działać w ramach wirtualnego zespołu. Natomiast technologie, których używają często wywołują u nich frustrację i są trudne w użyciu. Obecnie przedsiębiorstwa tracą na niewykorzystanym potencjale swoich zespołów, który mogłyby wykorzystać do poprawy wyników firmy.

Problem ze świadomym i efektywnym korzystaniem z narzędzi wirtualnej współpracy

Badano zarówno to, jakie narzędzia są wykorzystywane w firmach, jak i postrzeganie skuteczności pracy mobilnej przez pracowników. Rozproszone zespoły i pracownicy mobilni pracujący zdalnie to dla większości firm oczywistość. Jednak jeszcze gros z nich zajmuje się tylko wyposażeniem pracowników w laptopa, telefon stacjonarny i komórkę, pomijając kwestię przygotowania i przeszkolenia do interakcji oraz budowania relacji w świecie, który w dużej mierze jest wirtualny.

Wyniki badania wykazały m.in., że:

• 43 procent użytkowników jest zniechęconych i przytłoczonych przez dotychczasowe narzędzia współpracy;
• e-mail (93 procent) i telefon (89 procent) są najczęściej wykorzystywane przez zespoły pracujące wirtualnie, ale tylko 54 procent badanych uważa, że te narzędzia są wystarczające;
• 72 procent użytkowników czuje, że praca zespołowa byłaby bardziej skuteczna z wykorzystaniem wideo (szczególnie wideokonferencji), ale tylko 34 procent korzysta z tego narzędzia;
• 75 procent stwierdza, że zespoły pracujące wirtualnie są często rozpraszane przez rzeczywiste otoczenie;
• tylko 8 procent firm ma procesy wspierające zarządzanie wynikami zespołu, aby zapewnić optymalną efektywność ich pracy.

"Badanie potwierdza tezę, że przedsiębiorstwa mają szansę na rozwój i sukces, jeśli mogą poprawić jakość kontaktu i współpracę między zespołami pracującymi wirtualnie" – powiedział Paweł Podwysocki, prezes zarządu, Siemens Enterprise Communications. "Wyniki badania wzmacnia ponadto nasza międzynarodowa kampania amplifyTEAMS. Naszym celem jest dostarczanie rozwiązań komunikacyjnych, które przedefiniują sposób pracy pracowników. Chodzi o zebranie wszystkich kanałów komunikacji, w tym sieci społecznościowej, wideo, tekstu, transkrypcji oraz rzeczywistej obecności i rozłożenie ich na proste intuicyjne doświadczenia usprawniające pracę”.

Wnioski z badania:

• Zmiana akcentu z technologii na ludzi. Firmy muszą przekroczyć stereotypowe myślenie o wykorzystywaniu technologii. Dzisiejsze rozwiązania ułatwiają pracę i usprawniają sposób, w jaki zespoły kontaktują się i współpracują ze sobą.
• Dopasowanie doświadczenia użytkowników do nowego stylu pracy. Mobilność jest obecnie normą. Użytkownicy oczekują, by narzędzia których używają w pracy, były tak proste i funkcjonalne, jak technologie, które wykorzystują prywatnie. Przedsiębiorstwa powinny wdrażać rozwiązania komunikacyjne, które pozwalają użytkownikom bez wysiłku poruszać się wśród mediów (głos, tekst, wideo i społeczności). Wszystko ma być spójne i intuicyjne, i ma być przyjemnym doświadczeniem dla użytkownika.
• Osadzenie zintegrowanej komunikacji w realiach codziennej pracy w firmie. Rozwiązania komunikacyjne muszą być ściśle zintegrowane z istniejącymi aplikacjami, katalogami, sieciami społecznymi i pracą grupową, jaka występuje już w przedsiębiorstwie. Jednocześnie zintegrowana komunikacja musi upraszczać użytkownikom wyświetlanie treści, tak aby zapewnić im tylko potrzebne informacje, w wygodnej dla nich formie.

amplifyTEAMS

Nadszedł czas, kiedy przedsiębiorcy mogą spojrzeć na nowo na wykorzystanie potencjału wydajności zespołu i zobaczyć w pracy zespołowej składnik wartości firmy. Wizja Siemens Enterprise Communications amplifyTEAMS ma umożliwić firmom uwolnienie niewykorzystanego potencjału swoich zespołów, w kontekście nowego podejścia do komunikacji i stylu pracy. Intencją nowego podejścia jest dostarczanie w pełni zintegrowanych rozwiązań komunikacyjnych, które synchronizują technologie i harmonizują doświadczenie użytkowników oraz bezpośrednio wspierają sposób prowadzenia biznesu, umożliwiając efektywną pracę pracowników i zespołów. Efektem są bardziej konkurencyjne przedsiębiorstwa z lepszymi wynikami biznesowymi.

Podstawy amplifyTEAMS:

• Rozmowy „na żywo”: doświadczenie jakości HD, umożliwiające wszelkie formy wymiany informacji w czasie rzeczywistym.
• Rejestracja treści: dzięki nagrywaniu i zapisywaniu treści nigdy nie stracisz myśli czy pomysłu. Będą on służyć jako wsparcie każdej dyskusji.
• Brak przeszkód: narzędzia stosowane przez użytkowników mają być proste i intuicyjne. Same mają uczyć się sposobu pracy i dostosować się do panującej sytuacji i potrzeb.
• Ogniskowanie informacji: kontroluj świat komunikacji. Przerywać pracę mogą tylko sprawy uznane przez użytkownika za szczególnie istotne lub kryzysowe; reszta ma być pominięta i wytłumiona.
• Wychodzenie poza schematy: włącz zewnętrzne aplikacje do rozszerzenia i usprawnienia procesu pracy.

autor: Robert Kamiński