Proces ten z perspektywy osób zatrudnionych może wydawać się inwigilacją, ograniczeniem prywatności i swobody działania - ma więc istotny wpływ na produktywność i jakość pracy, a nawet zadowolenie samych pracowników.
Marnowanie czasu w biurze
Ponad połowa ankietowanych osób przyznaje się, że wykorzystuje służbowy komputer do celów niezwiązanych z pracą. Pracownicy w godzinach pracy chętnie przeglądają Internet, czytają prywatną pocztę e-mail oraz czatują. Nagminne jest także korzystanie z sieci społecznościowych, oglądanie pornografii, hazard oraz udział w grach sieciowych. Firmowa sieć nierzadko używana jest do płacenia rachunków oraz robienia zakupów w sklepach i na aukcjach internetowych.
- Z zebranych przez nas ankiet wynika, że blisko dwie na trzy osoby rozpoczynają dzień pracy od przejrzenia poczty – służbowej, ale i tej prywatnej. Oczywiście dane te dotyczą pracowników biurowych; co trzeci pracownik po cichu przyznaje, że następnie śledzi serwisy społecznościowe, przegląda wiadomości na portalach informacyjnych oraz najnowsze plotki i zabawne komiksy. Dopiero po wypiciu pierwszej kawy przychodzi czas na – mówi Michał Trziszka, CEO Cal.pl.
Internet jest narkotykiem (dla nierozsądnych)
Coraz większa liczba osób jest uzależniona od Sieci mimo, że tylko niewielu z nich potrafi to zauważyć. Sieci społecznościowe, komunikatory internetowe czy gry online stały się częścią życia i wiele osób nie potrafi powstrzymać się od korzystania z nich nawet w godzinach pracy. Skutkiem tego jest wykonywanie zadań zleconych przez pracodawcę w pośpiechu i bez należytej uwagi, tak aby znaleźć czas na dodatkową aktywność w Internecie.Nie jest prawdą, że pracownicy, którzy korzystają z Internetu, rezygnują z innych czynności powodujących przestoje w pracy: picia kawy, palenia papierosów, spożywania posiłków lub prywatnych rozmów telefonicznych. Internet stanowi kolejną odskocznię, która odciąga pracowników od pracy.
Blokowanie i monitorowanie
Pracodawcy mają narzędzia, które pozwalają im na blokowanie dostępu do zasobów Internetu oraz monitorowanie aktywności pracowników przy komputerze. Sposób użycia tego typu narzędzi zależy od samego pracodawcy, przy czym należy jednoznacznie stwierdzić, że ma on pełne prawo nadzorować to, co pracownik robi w czasie pracy, a także zakazać korzystania z służbowego sprzętu do celów prywatnych.
- Koszt zakupu odpowiedniego oprogramowania nie powinien przekroczyć kilkudziesięciu złotych za jedno stanowisko pracy. Istnieje również możliwość wdrożenia reguł filtrowania na bramie sieciowej działającej na styku sieci wewnętrznej przedsiębiorstwa z Internetem.
- Pracodawca może monitorować oraz blokować dostęp do treści i serwisów internetowych niezwiązanych z wykonywaną pracą. Kontrola pasywna zakłada monitorowanie zachowań pracowników przed komputerem. Zebrane w ten sposób dane mogą posłużyć do oceny działań pracownika oraz zwrócić uwagę na jego negatywne zachowania w trakcie pracy. Monitorowanie ma charakter prewencyjny, bowiem pracownicy mający świadomość, że ich stanowiska pracy są nadzorowane, będą unikać podejmowania działań niezwiązanych z wykonywaniem obowiązków służbowych.
- Podejście proaktywne zakłada ograniczanie, a przy okazji monitorowanie, dostępu do zasobów internetowych takich jak sieci P2P, serwisy społecznościowe i randkowe, strony z pornografią i hazardem, sklepy internetowe czy usługi bankowe. Blokowanie dostępu w znaczący sposób ogranicza możliwość wykorzystania komputera do celów prywatnych, choć należy mieć świadomość, że pracownicy będą dążyć do obejścia nałożonych restrykcji np. przez użycie serwerów pośredniczących czy użycie szyfrowanych kanałów wymiany danych.
Jeżeli nie pracujesz w Internecie
Intensywne korzystanie z Internetu wydłuża czas potrzebny na wykonywanie codziennych zadań, a jednocześnie jakość pracy zauważalnie spada. Wynika to z faktu, że pracownicy nieświadomie zmieniają proporcję czasu poświęcanego na czynności związane i niezwiązane z wykonywaną pracą. Wraz z upływem czasu liczba godzin spędzanego na robieniu spraw przyjemnych - a do takich należy przeglądanie Internetu - jest coraz większa kosztem tych, które pracownik przeznacza na wypełnianie służbowych obowiązków.
Bezpieczeństwo pracodawcy
Korzystanie z służbowych komputerów do celów niezwiązanych z pracą ma także inny wymiar: wpisy publikowane na forach, czy treści prezentowane na blogach mogą być niezgodne z kodeksem postępowania lub polityką firmy, ale w jakiś sposób mogą zostać z nią powiązane np. przez adresu IP komputera, z którego nawiązano połączenie z odległym serwerem. Równie szkodliwe może być pobieranie przez pracowników nielegalnego oprogramowania i muzyki, odwiedzanie stron pornograficznych czy uczestnictwo w grach hazardowych. Zachowania niezgodne z prawem wiążą się z przykrymi konsekwencjami nie tylko dla samych pracowników, ale i pracodawców.
Jednocześnie wprowadzenie ograniczeń w dostępie do zasobów i usług internetowych niezwiązanych z pracą powoduje ograniczenie ruchu sieciowego i mniejszą liczbę awarii. Komputery pracowników są mniej podatne na ataki wirusów i innego złośliwego oprogramowania.
Osobną kwestią pozostaje rozważenie modelu pracy odmiejscowionej, o ile rzecz jasna charakter biznesu daje zaaplikować takie rozwiązanie.
