System ERP to kompletne rozwiązanie informatyczne wspomagające zarządzanie wszystkimi obszarami organizacji: od sprzedaży, przez produkcję, magazyny i logistykę, po finanse i rozliczanie płac. Zadaniem systemu jest m.in. wspieranie kierownictwa firmy w zarządzaniu, usprawnienie pracy pracowników operacyjnych oraz optymalizacja, zarówno w zakresie wykorzystania dostępnych zasobów (czasu, zasobów ludzkich, środków finansowych, materiałów, surowców, maszyn i urządzeń), jak i zachodzących w firmie procesów biznesowych.
Konkurencyjność współczesnego rynku sprawia, że niemal każda firma – większa tym bardziej – zmuszona jest do ciągłego doskonalenia zarządzania i jakości zachodzących procesów. Nieodzownym narzędziem na tym polu jest system ERP. Z danych statystycznych wynika, że w Polsce w 2001 roku z ERP korzystało zaledwie 3,7 tysiąca firm, w 2008 r. już 14 tysięcy. W roku 2009 system tej klasy miała w Polsce wdrożona co dziesiąta firma, podczas gdy w roku 2010 już 11,3%. W gronie dużych firm odsetek ten wynosił blisko 58%, w średnich 22%, zaś w małych 8,6%.
Kiedy zainwestować w nowy system? Albo też po czym poznać, że dotychczas użytkowane rozwiązanie tej klasy przestaje spełniać oczekiwania? Firma Sage, która oferuje zintegrowany system ERP X3, przygotowała listę sytuacji, które mogą oznaczać, że w organizacji warto rozważyć decyzję o inwestycji w system klasy ERP.
1. Nowy oddział, nowa struktura
Gdy firma uruchamia poza swoją siedzibą oddział lub jakąkolwiek nową strukturę, stoi przed wyzwaniem rozwiązania kwestii przesyłu, gromadzenia i udostępniania danych pomiędzy siedzibą i nowo otwartym oddziałem. Pojawia się potrzeba dostępu do informacji i danych, które są wprowadzane lub przetwarzane w innej lokalizacji. Oczywiście najlepiej, aby dostęp ten był wygodny i możliwie szybki, a jeśli posiadane rozwiązania nie pozwalają go firmie uzyskać, z reguły potrzebuje ona coraz więcej zasobów, by właściwie zorganizować zarządzanie informacją na odległość. Do pewnego momentu prowizoryczne rozwiązania wystarczają, jednak po przekroczeniu pewnej granicy i one stają się nieopłacalne, ponieważ ich utrzymanie pochłania zbyt wiele kosztów. W przypadku planowanej ekspansji na rynki zagraniczne, dobrym rozwiązaniem jest korzystanie z systemu producenta, który oferuje oprogramowanie na rynku międzynarodowym. W przypadku otwierania przez firmę oddziałów w kolejnych krajach, łatwo jej rozbudować ERP przy współpracy z jednym dostawcą. Takim rozwiązaniem jest np. Sage ERP X3, który dostosowany jest do regulacji prawnych 59 krajów świata.
2. Struktura wewnętrzna rozwija się – powstaje nowy dział, pion, zespoły zadaniowe lub projektowe
Rozwój struktury organizacyjnej, nawet jeśli nie jest związany z powstawaniem nowych oddziałów, zwiększa apetyt zarówno na funkcjonalności użytkowanych systemów, jak i na informacje, które są niezbędne do realizacji procesów biznesowych. Rosnący organizm biznesowy wymaga zapewnienia odpowiedniego poziomu współpracy między pracownikami oraz wdrożenia właściwego obiegu informacji. Trudno o spełnienie tych potrzeb bez wykorzystania rozwiązań informatycznych. System ERP nie musi być w tych przypadkach rozwiązaniem idealnym, jednakże warto brać go pod uwagę, szczególnie jeśli firma chce w jednym, spójnym środowisku opartym na jednej bazie danych przetwarzać informacje z różnych obszarów swojej działalności (np. ze sprzedaży, logistyki czy finansów). ERP będzie też dobrą opcją w przypadku potrzeby optymalizowania czy automatyzacji procesów biznesowych firmy, a więc chęci skracania obiegu informacji, efektywniejszego alokowania zasobów ludzkich, sprawowania lepszej kontroli nad przebiegiem działalności choćby poprzez dostarczanie błyskawicznej informacji zarządczej dla menedżerów. ERP to również dobry wybór dla firm (a takich jest najwięcej), w których rodzaje prowadzonej działalności i procesów biznesowych oddziałują wzajemnie na siebie – to znaczy jakość rezultatów w każdym z nich zależy w jakimś stopniu od jakości działań w pozostałych obszarach.
3. Rozwój firmy negatywnie wpływa na efektywność procesów
Każda firma chce się rozwijać, a wraz z nim najczęściej przychodzi coraz większa skala organizacji. Przybywa pracowników, kompetencji, operacji, działań. W sposób logarytmiczny przybywa danych i informacji przetwarzanych przez firmę. W efekcie w różnych punktach organizacji pojawiają się wąskie gardła, czego najczęstszym objawem jest spowolniony obieg informacji, opóźniane decyzje zarządcze, zauważalny spadek efektywności na wielu stanowiskach, coraz więcej niespójnych informacji. Z czasem w załodze pojawiają się napięcia, pogarszają relacje, zaczyna panować informacyjny chaos – ludzie mają wrażenie przypadkowości w działaniach kierownictwa. To typowe objawy sytuacji, w której firma nie radzi sobie z integracją procesów i zarządzaniem informacją. Jednym z rozwiązań może być przeprowadzenie w firmie analizy biznesowej, wykonywanej przed wdrożeniem zintegrowanego systemu ERP. Taka analiza stanowi doskonałą informację zwrotną dla kierownictwa, a przy okazji może być dobrym punktem wyjścia do usprawnienia konkretnych działań. Jeśli firma ostatecznie zdecyduje się na wdrożenie ERP, wypracowane na etapie analizy rozwiązania i usprawnienia powinny być odzwierciedlone w logice wdrożonego systemu.
4. Rozwój firmy negatywnie wpływa na jakość danych oraz dostęp do nich
Rozwój przedsiębiorstwa skutkuje szybszym przyrostem informacji i danych pozostających w obiegu organizacji. Do pewnego momentu użytkowane przez firmę rozwiązania informatyczne sprawdzają się i wystarczają. Z czasem pojawiają się dwa wyzwania. Pierwsze związane z wydajnością, drugie z brakiem możliwości oferowanych przez systemy informatyczne. Zazwyczaj, naturalnym skutkiem ubocznym rozwoju organizacji jest pojawianie się coraz większej liczby błędów w przetwarzanych danych oraz systematycznie zwalniające tempo przygotowywania analiz i raportów na użytek kierownictwa. Z punktu widzenia menedżerów coraz dotkliwiej odczuwalny jest pogarszający się dostęp do informacji zarządczej – jej pozyskanie z jednej strony kosztuje coraz więcej, z drugiej sama w sobie jest ona coraz mniej aktualna i wiarygodna. W niektórych przypadkach w ogóle nie jest możliwe uzyskanie pewnego rodzaju informacji. Jeśli przedsiębiorstwo odczuwa braki w obszarze raportowania, dane są mało wiarygodne, a raporty trafiają do kierownictwa z opóźnieniem, to wyraźny sygnał do rozważenia zakupu systemu opartego na spójnym środowisku bazodanowym.
5. Firma dywersyfikuje działalność (np. rozpoczyna produkcję lub poszerza system dystrybucyjny)?
Jeśli firma otwiera się na nowy rodzaj działalności, potrzebuje w tym obszarze systemowego wsparcia. Zawsze pojawia się wybór: można wykorzystać dedykowane dla tego rodzaju działalności rozwiązanie, które następnie jest integrowane z użytkowaną już infrastrukturą systemową lub też można wdrożyć zupełnie nowe zintegrowane rozwiązanie ERP, które w pełni obsłuży wszystkie obszary działalności. Ze względu na chęć ograniczenia wydatków, z reguły firmy decydują się na rozwiązania doraźne. W ten sposób z czasem przybywa użytkowanych systemów, które są ze sobą integrowane przez różnych dostawców i dział IT. ERP jest alternatywnym rozwiązaniem tej sytuacji – jednorazowa decyzja może zapewnić organizacji właściwe środowisko wspierające zarządzanie na czas kilkuletniego rozwoju jej struktur i działalności.
6. Firma rozbudowuje sieć sprzedaży lub jej model
Sytuację rozwoju modelu lub sieci sprzedaży w kontekście zapotrzebowania na system IT można porównać do tej, jaka towarzyszy dywersyfikacji działalności. Szczególnie w procesie sprzedaży wsparcie informatyczne jest istotne ze względu na konieczność szybkiego dostępu sił sprzedażowych do danych o kontrahentach oraz potrzebę kierownictwa w zakresie wielowymiarowej analizy wyników sprzedaży. Scentralizowany system ERP wspiera obie zainteresowane grupy, dostarcza bowiem on-line danych ze sprzedaży, jak również wszelkich innych informacji potrzebnych handlowcom do planowania i realizacji swoich działań. Także i w przypadku informatyzacji procesu sprzedaży firma może sięgać po rozwiązania doraźne, dedykowane obsłudze sprzedaży. Warto jednak pamiętać, że szczególnie sprzedaż jest procesem silnie powiązanym z innymi obszarami działalności, tym bardziej więc wdrożenie ERP w przypadku rozwoju modelu sprzedaży może być zasadne. Sprzedaży towarzyszą bowiem procesy logistyczne, różnego rodzaju rozliczenia księgowe, systemy premiowe powiązane z wynagrodzeniami oraz cała obszar zarządzania magazynami i zamówieniami.
7. Firma staje się częścią nowego środowiska biznesowego (w tym międzynarodowego)
Uczestnictwo w przejęciu lub fuzji dla każdej organizacji – niezależnie od skali – oznacza istotne zmiany w sposobie organizacji działań. Jednym z wyzwań jest uporządkowanie procesów biznesowych w ramach nowoutworzonej struktury. Kolejnym, uporządkowanie danych pochodzących z obu organizacji oraz ustalenie nowego sposobu ich przetwarzania. Jeszcze innym jest utworzenie spójnej infrastruktury informatycznej, która zapewni nowemu organizmowi właściwą obsługę procesów i bezpieczeństwo informacji. Jednym ze skutków reorganizacji po fuzji lub przejęciu jest konieczność zapewnienia właściwego systemu sprawozdawczości – nie tylko wewnętrznej na użytek kierownictwa, ale też zewnętrznej na użytek urzędów i organów państwowych. W przypadku łączenia się firmy z organizacją zagraniczną lub spółką kapitałową, narzucone wymogi sprawozdawczości zewnętrznej mogą wymuszać wdrożenie właściwych rozwiązań informatycznych. ERP powinien spełniać kryteria także w tym zakresie. Także fakt wejścia firmy na rynek kapitałowy (giełdę) może oznaczać konieczność zakupu odpowiednich rozwiązań do sprawozdawczości zewnętrznej, które uczynią spółkę bardziej transparentną. Przed dekadą już samo ogłoszenie faktu zakupu systemów ERP przez notowane na giełdzie spółki, prowadziło nieraz do wzrostu akcji tych spółek, choć do wdrożenia pozostawało jeszcze wiele miesięcy.
System ERP nie jest rozwiązaniem dla każdej organizacji. Jednak w życiu wielu firm mogą pojawiać się sytuacje, kiedy warto rozważyć korzyści, jakie taki system może przynieść. A jak wygląda organizacja działań, procesów i obiegu informacji w Twojej firmie?
