Migracja do chmury to kusząca perspektywa dla osób zarządzających IT. Likwiduje wiele codziennych problemów, zmniejsza wydatki, pozwala lepiej kontrolować koszty. Nie zawsze jednak możliwe jest pełne zerwanie z klasyczną infrastrukturą. Takie, mieszane rozwiązanie wybrała Akademia Leona Koźmińskiego.
Krok w stronę chmury...
Przed migracją do chmury, ALK korzystała z rozwiązań pochodzących od różnych producentów - systemów do współpracy, obiegu dokumentów i komunikacji. Aplikacje były hostowane w lokalnej serwerowni. O zmianie przesądziły przede wszystkim dwie kwestie: koszty rozbudowy i utrzymania infrastruktury oraz konieczność zaoferowania użytkownikom nowocześniejszych narzędzi. Użytkowany wcześniej system Novell GroupWise 8.0 spełniał swoje podstawowe zadanie, ale generował problemy związane z filtrowaniem spamu, zapewnieniem odpowiedniej ilości miejsca na dyskach i wykonywaniem kopii zapasowych. Problemy, a więc koszty.
ALK zdecydowała się na zastosowanie rozwiązania Microsoft Office 365 dla Edukacji, czyli zintegrowanego pakietu usług komunikacyjnych (email, komunikator Lync) i pracy wspólnej (obieg dokumentów). To pierwsze całościowe wdrożenie Office 365 w szkole wyższej w Polsce. Usługa jest świadczona przez Microsoft, a jej elementy utrzymywane są na serwerach należących do tej firmy (w chmurze).
Jedną z cech Office 365, które przesądziły o wyborze tego rozwiązania była łatwa i nie wymagająca stosowania rozwiązań firm trzecich integracja z obecną infrastrukturą. Office 365 bez problemu „dogaduje się” z Windows Server. Co to oznacza dla użytkownika? Na przykład możliwość logowania się zarówno do służbowego komputera, jak i do skrzynki pocztowej za pomocą tego samego loginu i hasła. A dla administratora - mniej pracy przy przydzielaniu uprawnień.
...ze stopami na ziemi
Warto przy tym zwrócić uwagę na koszty licencji Office 365 dla Edukacji - a raczej ich brak. Podstawowy plan A2, z którego skorzystała ALK jest dostępny bezpłatnie. W jego skład wchodzi nie tylko pełna poczta MS Exchange (wraz z kalendarzem i książką adresową), ale i pakiet MS Office Web Apps (uproszczone wersje Worda, Excela i PowerPointa w przeglądarce WWW), komunikator Lync, a nawet dostęp do telefonicznego wsparcia 24 godziny na dobę.
Decydując się na płatny plan A3, instytucja edukacyjna zyskuje dodatkowo licencję na użytkowanie najnowszej wersji pakietu MS Office Professional bez kosztownych inwestycji - wystarczy opłacać miesięczny abonament w wysokości 2,37 EUR za ucznia i 4,25 EUR za pracownika.
Wdrożenie w ALK miało dwie części - poza chmurowym Office 365 uczelnia zakupiła m.in. dwie licencje Windows Server 2008 External Connector. To ciekawy, choć niezbyt spopularyzowany model licencjonowania, który szczególnie dobre pasuje do specyfiki instytucji edukacyjnych. Licencja tego rodzaju obejmuje jeden serwer i (inaczej niż w przypadku „zwykłych” licencji CAL) pozwala na korzystanie z usługi przez dowolną liczbę użytkowników. Warunek - nie mogą być nimi pracownicy właściciela serwera ani kontrahenci świadczący usługi na miejscu. Mogą - na przykład uczniowie albo studenci łączący się z domu ze szkolną siecią.
Zarządzanie zmianą
Z punktu widzenia użytkowników, przejście do nowego systemu miało miejsce 15 maja. To wtedy przestały działać stare usługi. By ułatwić proces migracji, uczelnia przygotowała stronę internetową (http://zmiana.kozminski.edu.pl) zawierającą informacje na temat zmiany. Pojawiły się tam odpowiedzi na najważniejsze pytania związane z migracją - dlaczego? po co? jak korzystać z nowych usług? gdzie znaleźć archiwum poczty? co nowego przynosi Office 365?
Jednocześnie, dział IT został postawiony na nogi. W dniach 14 - 20 maja informatycy byli dostępni „pod telefonem” w godzinach 7 - 22. Uruchomiono nawet (w dniach 14 - 16 maja) specjalne stoisko na terenie uczelni, w którym można było uzyskać pomoc. Dzięki tym wszystkim działaniom udało się ograniczyć uciążliwość zmiany dla użytkowników.