Kontrole nie są, jak się łatwo domyślić obiektem marzeń przedsiębiorców, ale też nie muszą im spędzać snu z powiek. Nie ma się czego obawiać, zwłaszcza, że do odwiedzin kontrolera ZUS można się przygotować. Zakład ma bowiem obowiązek wcześniejszego powiadomienia o samym zamiarze przeprowadzenia kontroli.
– Płatnik składek jest zawiadamiany o zamiarze wszczęcia kontroli. W zawiadomieniu są podane dane inspektora kontroli, po to żeby ustalić dogodny termin dla płatnika składek – wyjaśnia Elżbieta Żurek z centrali ZUS w Warszawie.
Ważne!
Obowiązek informowania o planowanej kontroli dotyczy płatników składek będących przedsiębiorcami. W przypadku pozostałych płatników nie ma wymogu pisemnego powiadamiania – jednak i tak inspektor kontroli informuje, że zamierza przyjść na kontrolę.
Natomiast samo rozpoczęcie kontroli następuje przez osobiste doręczenie upoważnienia do przeprowadzenia kontroli przez inspektora kontroli. Tego samego dnia inspektor umawia się na termin doręczenia lub okazania przez płatnika dokumentów. Ponadto ustala liczbę ubezpieczonych oraz okres objęty kontrolą. Generalna zasada jest taka, że nie można kontrolować okresu, który już podlegał sprawdzeniu.
Obowiązkowa informacja
Przedsiębiorca musi też zostać poinformowany o zakresie planowanej kontroli, a jeśli tak się nie stanie, to może zgłosić w tej sprawie sprzeciw (w ciągu trzech dni od daty wszczęcia kontroli – liczonych od daty doręczenia upoważnienia do przeprowadzenia kontroli). Przy czym obowiązek informowania o planowanej kontroli dotyczy płatników składek będących przedsiębiorcami, ale kontrolerzy ZUS mogą odwiedzać także innych płatników.
Kogo można kontrolować
– Wszystkich tych, na których spoczywa obowązek zgłaszania do ubezpieczeń społecznych zarówno pracowników, jak też wszystkich innych, którzy wykonują pracę na podstawie umów cywilnoprawnych – dodaje ekspertka z ZUS.
Kontroli mogą zatem podlegać np. szkoły, urzędy miast i gmin, a także płatnicy składek, którzy wysyłają pracowników za granicę.
Co może być kontrolowane
Zakres kontroli zawarty jest w ustawie o systemie ubezpieczeń społecznych. Kontroli podlegać może zgłoszenie do ubezpieczeń społecznych, prawidłowość obliczania i opłacania składek na ubezpieczenia społeczne, ustalanie uprawnień do świadczeń z ubezpieczeń i rozliczenia z tego tytułu, kompletowanie wniosków emerytalno-rentowych, wystawianie zaświadczeń do celów ubezpieczeń społecznych. Ponadto możliwe są oględziny majątku płatnika, ale tylko w przypadku zalegania z opłatami składek.
Ile może trwać kontrola
Od razu wyjaśnijmy, że mikroprzedsiębiorcę, czyli płatnika składek zgłaszającego do ubezpieczeń społecznych do 10 osób, można kontrolować przez 12 dni roboczych w roku kalendarzowym, małych przedsiębiorców przez 18 dni, średnich przez 24, a pozostałych płatników składek – przez 48 dni roboczych.
Jakie dokumenty należy przygotować
– Płatnik składek musi przygotować umowy o pracę, które go łączą ze zleceniobiorcami i inne umowy cywilnoprawne – podpowiada Elżbieta Żurek z centrali ZUS.
Należy udostępnić wszelkie dokumenty związane z zakresem kontroli. Przede wszystkim to, co ma wpływ na zgłoszenie do ubezpieczeń, czyli wszelkie umowy o pracę, umowy cywilno-prawne, które pozwolą na zweryfikowanie tego, co jest zapisane w systemie ZUS na podstawie dokumentów zgłoszeniowych i rozliczeniowych, z tym, co zastaniemy u płatnika.
Jeżeli płatnik prowadzi księgi rachunkowe, to wydruki z kont księgowych syntetycznych i analitycznych, ale tylko tych, które ewidencjonują zdarzenia gospodarcze mające wpływ na dane ZUS, czyli wypłaty wynagrodzeń, świadczenia w naturze.
Oprócz tego należy udostępnić wszelkiego rodzaju ewidencje, np. pracowników zatrudnionych w szczególnych warunkach ponieważ przepisy o Funduszu Emerytur Pomostowych wymagają aby płatnik wykazał ich w odpowiednich formularzach ZUS i zapłacił za nich odpowiednie składki na FEP.
Czym kończy się kontrola
Kontrola kończy się w dniu osobistego doręcznia protokołu kontroli albo nadania go za pośrednictwem poczty. Płatnik składek może taki protokól zaakceptować lub nie.
– Jeżeli inspektor kontroli ustali nieprawidłowości, a płatnik się nie zgadza z ustaleniami, to w ciągu 14 od momentu doręczenia protokołu kontroli składa zastrzeżenie do właściwego oddziału, tego który przeprowadzał kontrolę – tłumaczy Elżbieta Żurek z centrali ZUS.
Inspektor ma obowiązek odnieść się do wniosków dowodowych, które płatnik składek zawarł w zastrzeżeniach, i sporządzić aneks do protokołu. Jeżeli zainteresowany nadal nie jest zadowolony z ustaleń, Zakład wydaje decyzję, od której przysługuje odwołanie do sądu w terminie miesiąca od daty doręczenia decyzji.
Obecność podczas kontroli
Co ważne przedsiębiorca powinien być podczas umówionej kontroli obecny w firmie. Jeśli jednak nie może np. z powodu delegacji służbowej – to ma obowiązek wskazania upoważnionej do reprezentowania go osoby, na piśmie.
Ważne!
Jeżeli zdarzyłoby się, że mimo zawiadomienia, kilku kontaktów telefonicznych bądź osobistych inspektor nie może wszcząć kontroli, to przepisy ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych dają prawo Zakładowi do wystąpienia do sądu o ukaranie za udaremnianie bądź utrudnianie czynności kontrolnych.
Dodajmy, że wbrew pokutującym w naszym społeczeństwie obawom przed wizytą inspektorów ZUS, taka kontrola przydaje się zarówno płatnikom składek, jak i ich pracownikom. Płatnik może się bowiem przekonać, czy prawidłowo działa w zakresie ubezpieczeń społecznych, a jego pracownicy mają szansę się upewnić, czy przekazywane do ZUS-u dane, są zgodne z rzeczywistością.
Zgodnie z prawem należności ZUS z tytułu składek przedawniają się po upływie 5 lat, toteż płatnicy mogą się spodziewać kontroli raz na pięć lat.
Więcej informacji na stronie www.zus.pl
Halina Lichocka / mb
Podstawa prawna:
Ustawa z 2 lipca 2004 r. o swobodzie działalności gospodarczej (Dz.U. z 2004 r. nr 173, poz. 1807).
Ustawa z 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych (Dz.U. z 1998 r. nr 137, poz. 887).