„Wygląda na to, że sektor publiczny nie maksymalizuje korzyści płynących z cloud computing, takich jak łatwiejszy dostęp do informacji, zwiększone dzielenie się wiedzą czy większa sprawność biznesu. Może to być spowodowane niepowiązanymi procesami dokumentowymi, gdzie proces, technologia i sposób pracy są przeglądane oddzielnie, a przecież one muszą ze sobą idealnie współgrać” – mówi Carsten Bruhn, wiceprezes w Ricoh Europe.
- Badanie pokazuje, że 47 proc. organizacji z sektora publicznego używa chmury do dzielenia się dokumentami, a 71 proc. używa jej w celu umożliwienia zdalnego dostępu do dokumentów.
- Ale podczas gdy sektor publiczny dostrzega, że nowe technologie mogą pomóc im lepiej służyć obywatelom, w większości przypadków (69 proc.), inwestycje w nowe technologie są robione zanim w pełni poznana jest funkcjonalność istniejących systemów.
- 83 proc. organizacji z sektora publicznego przyznaje, że ma dostęp do niektórych najnowszych urządzeń, takich jak smartfony czy tablety, ale ich użytkowanie jest utrudniane przez przestarzałe systemy.
- Istnieje podział między technologiami dostarczanymi do front office i back office, co skutkuje potencjalnymi wąskimi gardłami, powielaniem wysiłku, opóźnieniami w dostępnie do informacji i zagrożeniem bezpieczeństwa.
- 83 proc. pracowników z sektora publicznego przyznaje, że poprzez przestarzałe praktyki nie pracują tak efektywnie jakby mogli.
- Podczas gdy 52 proc. przyznaje, że bezpieczeństwo ich informacji jest lepsze niż w 2009 roku, tylko 44 proc. może potwierdzić, że ich procesy dokumentowe są bezpieczne, co w konsekwencji naraża sektor publiczny na ryzyko wycieku danych.
„Sektor publiczny jest skupiony na dostarczaniu usług wysokiej jakości, dlatego też ważne jest, aby procesy dokumentowe pomagały temu sektorowi angażować się efektywnie w sprawy społeczeństwa, któremu służy, z odpowiednią informacją przekazywaną między departamentami w sposób bezpieczny i efektywny. Od tego sektora coraz częściej oczekuje się posługiwania się informacją w formacie elektronicznym, z chmurą odgrywającą centralną rolę w migracji dokumentów z papierowych do cyfrowych. Pracując z ekspertem ds. zarządzania dokumentami, sektor publiczny może mieć pewność, że informacja będzie dostępna wtedy, kiedy będzie taka potrzeba, a technologia będzie wspierać, a nie utrudniać przepływ informacji” – mówi Bruhn. „Szczególnym wyzwaniem, któremu stawia czoła sektor publiczny jest równowaga pomiędzy dostępem do informacji, zarówno dla pracowników, jak i społeczeństwa, a ochroną poufnych danych. Regularne przeglądy procesów dokumentowych w sektorze pomogą zidentyfikować potencjalne ryzyko i możliwości ulepszenia dzielenia się informacją w sposób bezpieczny.”
Badanie
Ricoh Document Governance Index 2012, badanie przeprowadzone przez Coleman Parkes Research na zlecenie Ricoh, pokazuje w jakim stopniu nowe technologie wpływają na sposób zarządzania informacją, a w szczególności kluczowymi procesami dokumentowymi. Organizacje, które wzięły udział w badaniu pochodzą z sektorów: edukacja, prawo, użyteczność publiczna/energetyka, służba zdrowia, sektor publiczny, handel, produkcja i usługi finansowe. Badanie ujawnia, że w obliczu wyzwań związanych z coraz bardziej mobilnym społeczeństwem, zarządzanie tymi procesami w ramach i pomiędzy organizacjami z sektora publicznego staje się coraz bardziej skomplikowane.
autor: Cezary Tchorek-Helm
