BYOD: Pracownicy mówią tak, a pracodawcy - dlaczego nie?

Blisko 69% osób wykorzystuje prywatne urządzenia mobilne w miejscu pracy, ale mniej niż 5% robi to w celach służbowych – wynika z danych zebranych przez Cal.pl, jednego z dostawców usług hostingowych w Polsce. O nowym trendzie BYOD (Bring Your Own Device), który nadciąga z Zachodu coraz częściej mówi się także w kontekście polskich firm, przedsiębiorstw i instytucji.

Foto: Glow Images/East News

 

Czym jest BYOD i jaki wpływ wywiera na efektywność pracowników oraz cele organizacji? BYOD (Bring Your Own Device) to nowy trend polegający na dostosowaniu polityki firmowej, tak aby zezwolić pracownikom na używanie prywatnych urządzeń mobilnych w celach służbowych.

 „Należy wyraźnie podkreślić, że BYOD to nie możliwość czytania prywatnej poczty i korzystania z Facebooka w czasie pracy. Dla pracownika BYOD oznacza, że może on przynieść własne urządzenie mobilne i wykorzystywać je do wykonywania zadań służbowych” – informuje Michał Trziszka, CEO Cal.pl. „Zadaniem pracodawcy jest udostępnienie pracownikowi dostępu do firmowej poczty elektronicznej, plików i dokumentów oraz baz danych bezpośrednio z jego prywatnego urządzenia mobilnego – laptopa, telefonu czy tabletu” – dodaje M. Trziszka.

 Czy to ma sens? Okazuje się, że tak. Co drugi ankietowany pracownik biurowy deklaruje, że mógłby używać prywatnego smartfonu lub tabletu w trakcie pracy.

Większość respondentów uważa, że najważniejsze korzyści wynikające z BYOD to wzrost efektywności pracy związany z używaniem dobrze znanych i przyjaznych narzędzi czy możliwość wykorzystania nowoczesnych kanałów porozumiewania się, np. komunikatorów i mediów społecznościowych w kontaktach z współpracownikami. Firmy stosujące BYOD postrzegane są na rynku jako nowocześni i atrakcyjni pracodawcy, dla których potrzeby pracowników są równie ważne, co realizacja celów biznesowych.

Dzięki pracownikom nowe urządzenia i technologie zdecydowanie szybciej trafiają do firm i organizacji, niż wynika to z tradycyjnej koncepcji wymiany sprzętu na nowy.

To, czy trend BYOD dotrze do Polski, należy ściśle rozpatrywać w kontekście rodzimych uwarunkowań społecznych i kulturowych. „Polacy są narodem na dorobku, więc smartfony z wyższej półki nosi przy sobie kadra zarządzająca, pracownicy korporacji czy entuzjaści nowinek technologicznych. Przeciętny pracownik wybiera telefon za złotówkę i to w niskim abonamencie” – zauważa Michał Trziszka z Cal.pl.

„To właśnie z tego powodu, jeśli BYOD zagości w polskich firmach, to zapewne wyłącznie w bogatych korporacjach z kapitałem zagranicznym. W Polsce firmowy samochód, laptop czy telefon stanowi dodatkowy bonus dla pracownika. W naszej kulturze nie ma zwyczaju korzystania z prywatnych rzeczy w celach służbowych. Nie wiadomo, czy BYOD będzie w stanie przełamać tę regułę” – komentuje Michał Trziszka z Cal.pl.

Debatując nad BYOD, nie da się uniknąć pytań o koszty

Firmy mogą ograniczać wydatki na zakup urządzeń oraz abonament za usługi telefoniczne i internetowe. Pracownikowi należy się zwrot kosztów ponoszonych na połączenia służbowe, ale taki model rozliczeń wydaje się bardziej korzystny z perspektywy pracodawcy. Szacuje się, że dzięki BYOD firma może zaoszczędzić nawet kilkadziesiąt złotych miesięcznie w przeliczeniu na jednego pracownika. Nie należy pomijać także faktu, że pracownik większą dbałość przykłada do urządzeń, za które zapłacił ciężko zarobionymi przez siebie pieniędzmi.

„Zamiast powielać zachodnie trendy, być może lepszym pomysłem byłby zakup atrakcyjnych smartfonów i pozwolenie pracownikom niższego i średniego szczebla na korzystanie z nich także w celach prywatnych?” – zastanawia się Michał Trziszka. „W ten sposób pracodawca zagwarantuje sobie stały kontakt z pracownikiem, który nie będzie mógł wymigać się wymówką o robieniu zakupach, czy wyjeździe na wieś i pozostawieniu telefonu służbowego głęboko schowanego w teczce” – dodaje z przymrużeniem oka M. Trziszka.

Jest jeszcze druga strona medalu. Zezwalając na BYOD, firma traci kontrolę nad częścią sprzętu IT oraz sposobu, w jaki jest on wykorzystywany w organizacji. BYOD wymaga zdefiniowania na nowo zasad dostępu do danych oraz procedur bezpieczeństwa. Michał Trziszka tak widzi ten problem: „W wielu przypadkach okazuje się, że istniejące regulacje oraz normy postępowania nie uwzględniają możliwości wykorzystania prywatnych urządzeń pracowników do przechowywania na nich wrażliwych danych oraz uzyskiwania dostępu do zasobów sieci korporacyjnej”. Wyjściem z tej sytuacji jest dostosowanie regulacji do zmieniających się warunków lub rezygnacja z BYOD.

Każda firma, która będzie próbować wdrażać koncepcję BYOD, powinna ustalić reguły, prawa i obowiązki pracowników w zakresie używania prywatnych urządzeń mobilnych w pracy. Pracodawca może wymusić stosowanie odpowiednich zabezpieczeń w postaci szyfrowania nośników pamięci, zabezpieczania transmisji danych, czy wymogów uwierzytelniania urządzeń zgodnie ze standardami i technologiami wykorzystywanymi w korporacji. Innym przykładem może być zobligowanie pracownika do zainstalowania aplikacji antywirusowej czy programu, który w przypadku utraty urządzenia pozwoli na skasowanie zapisanych na nim danych na odległość.

„Problem pojawia się, gdy pracownik utraci swój telefon. W wielu przypadkach składowane na nim dane mają wyższą wartość niż samo urządzenie, a ujawnienie poufnych informacji może wpędzić każdą firmę w poważne tarapaty” – komentuje Michał Trziszka. „Działy IT są zobowiązane do zarządzania prywatnymi urządzeniami mobilnymi pracowników. Na rynku dostępne jest oprogramowanie, które umożliwia zabezpieczanie i ewidencjonowanie sprzętu mobilnego, dostarczanie dla nich aplikacji, czy utrzymanie zgodności z przepisami i regulacjami”  – dodaje M.Trziszka.

To wytrąca wszystkie najcięższe argumenty, które dyrektorzy IT mogą wytaczać przeciwko BYOD. Trendu BYOD nie da się już ignorować i prędzej lub później przyjdzie nam się opowiedzieć za lub przeciw używaniu prywatnych urządzeń mobilnych w pracy.

autor: Robert Kamiński