Istotne jest przed wszystkim ograniczanie ilości odpadów, np. poprzez maksymalne wykorzystanie artykułów biurowych, stosowanie baterii akumulatorowych (zamiast jednorazowych) czy też regenerowanych (a nie nowych) tonerów i kartridżów. Nacisk należy położyć na eliminowanie produktów jednorazowych – naczyń i sztućców, ale też ręczników papierowych, które można zastąpić ręcznikami wielokrotnego użytku lub suszarkami. Likwidacja indywidualnych koszy i wprowadzenie pojemników do selektywnej zbiórki śmieci oraz wyposażenie biura w zgniatarkę również wpłyną na ograniczenie ilości odpadów.
Jednym w podstawowych i najczęściej wykorzystywanych materiałów biurowych jest papier. Nawet jeśli przyjmiemy, że w dużej części produkowany jest on z makulatury i nie wymaga nadmiernego wycinania lasów, musimy pamiętać, że funkcjonowanie papierni oznacza zużycie energii i wody oraz emisję zanieczyszczeń do atmosfery. Ważne jest zatem zminimalizowanie zużycia papieru – wszelkiego rodzaju dokumenty, o ile to możliwe, powinny być wprowadzane w obieg w formie elektronicznej, a jednostronnie zadrukowane kartki wykorzystane np. do notatek.
Kolejnym priorytetem jest dbanie o wodę. W wyniku różnego rodzaju usterek jej zużycie może niepotrzebnie wzrosnąć i doprowadzić do zwiększenia ilości ścieków. A to z kolei generuje konsekwencje ekologiczne (zanieczyszczenie wód gruntowych) i finansowe (częstszy wywóz nieczystości). Powinno się zatem monitorować zużycie wody, dokonywać regularnych przeglądów instalacji i wymieniać uszkodzone lub przestarzałe elementy. Właściciele firmy czy biura mogą rozważyć montaż spłuczek z dwudzielnym przyciskiem, baterii jednouchwytowych (oszczędność do 30 proc.), czasowych lub sterowanych fotokomórką (oszczędność do 50 proc.) oraz perlatorów, czyli końcówek optycznie zwiększających strumień wody poprzez jej napowietrzenie.
Jednym z fundamentów ekologicznego biura jest zarządzanie energią. Komputery, drukarki, kserokopiarki – eksploatowane w godzinach pracy – w nocy i podczas weekendu powinny być wyłączone, a nie pozostawiane w tzw. trybie czuwania (uśpienia). Wskazanym rozwiązaniem jest wymiana sprzętu na energooszczędny – począwszy od żarówek i świetlówek, na biurowych czajnikach i lodówkach kończąc. Wskazane jest maksymalne wykorzystanie światła dziennego. Mniejsze zużycie energii oznacza mniejsze rachunki.
Nie mniej istotne jest odpowiednie gospodarowanie energią cieplną. Warto przede wszystkim zadbać o właściwą regulację temperatury w biurze i utrzymywanie jej w godzinach pracy na poziomie ok. 20 st. Celsjusza. W tym celu pomocne będą zawory termostatyczne. Trzeba pamiętać, by nie zasłaniać i nie zastawiać grzejników – to zmniejsza ich efektywność. Dobrym rozwiązaniem jest montaż układu sterującego centralnym ogrzewaniem. Pozwoli on w godzinach nocnych i podczas weekendu obniżyć temperaturę, a tym samym zaoszczędzić energię potrzebną do wytworzenia ciepła.
Efektywne i przyjazne środowisku biuro posiada sprawną wentylację. Najbardziej ekologiczna jest wentylacja naturalna, czyli grawitacyjna, eliminująca konieczność stosowania energochłonnych wentylatorów. Bardziej efektywna, choć mniej przyjazna środowisku, jest z kolei wentylacja mechaniczna, dzięki której można precyzyjnie kontrolować przepływ powietrza. Urządzenia klimatyzacyjne powinny być uruchamiane tylko wtedy, gdy to konieczne, wyłącznie w godzinach pracy i bez niepotrzebnego obciążania układu chłodzącego.
Nie bez znaczenia są również odpowiedzialne zakupy artykułów niezbędnych do prowadzenia firmowego biura. Warto inwestować w produkty droższe, ale trwalsze, które długo będą służyć pracownikom. Najlepiej gdy są one wykonane z materiałów poddanych uprzednio recyklingowi. Dobrze zaplanowane hurtowe zakupy przyczynią się nie tylko do oszczędności w budżecie firmy, ale będą przyjazne środowisku, choćby poprzez ograniczenie ilości dostaw.
Właściciele firmy powinni zastanowić się nad organizacją szkolenia dla pracowników, dzięki któremu zrozumieją oni, że praca w tzw. zielonym biurze nie wymaga wielu wyrzeczeń. W stopniowym eliminowaniu niepożądanych nawyków pomoże regularne zachęcanie podwładnych do inicjowania lub angażowania się w proekologiczne aktywności. Dotyczy to również dojazdów do pracy – warto namawiać pracowników do korzystania z komunikacji miejskiej, a jeszcze lepiej – z rowerów.
Szefowie mogą również rozważyć zatrudnienie firmy sprzątającej, która w pakiecie usług oferuje m.in. powtórną segregację odpadów, ich odbiór oraz przekazanie – jeśli to możliwe – do ponownego przetworzenia.
Implementacja tych działań z dużym prawdopodobieństwem spowoduje, że firma będzie postrzegana jako instytucja przyjazna środowisku, a tym samym lepiej odbierana przez kontrahentów – tych obecnych i przyszłych.
(mk)