Zasady pracy pod okiem kamery

Decydując się na instalację systemów monitorujących pracowników, firma musi stosować się do określonych reguł. Zasady te przypominają kodeks administratora bazy danych osobowych. Kodeksem, gdzie ujęto sposób monitorowania oraz wymogi do jakich musi stosować się pracodawca są "Wymagania w zakresie regulacji monitoringu" wydane przez GIODO w 2011r.

Foto: Glow Images/East News

 

Do podstawowych obowiązków pracodawcy należy między innymi odpowiednie przechowywanie, przestrzeganie czasu przechowywania, a następnie utylizacja zarejestrowanych materiałów wideo po okresie ich przetwarzania.

 

Monitoring pracowniczy

 

Pracodawca musi pamiętać o przestrzeganiu określonych norm, tak aby wprowadzenie kamer nie naruszyło dóbr osobistych oraz godności pracowników, regulowanych przez przepisy prawa pracy, Kodeks Cywilny i Konstytucję RP. W szczególności jednak pracodawca zobowiązany jest do przestrzegania ustawy o ochronie danych osobowych, do czego zobowiązuje go Kodeks Pracy (art. 221 § 5). Pracodawca musi mieć świadomość, że materiały wideo zawierające nagrania pracowników, klasyfikowane są jako informacje wrażliwe.

 

"Dostanie się takich informacji w niepowołane ręce mogłoby odbić się negatywnie na działalności firmy oraz reputacji pracodawcy nie tylko wśród pracowników, ale również klientów czy kontrahentów. Dlatego też, aby uniknąć takich sytuacji pracodawca musi stosować się do określonych wytycznych" – mówi dr Paweł Markowski, Prezes Zarządu BOSSG Data Security.

 

• Po pierwsze, wprowadzenie monitoringu musi być odpowiednio umotywowane, np. w przypadku gdy pracodawca podejrzewa, że pracownik nie wykonuje należycie swojej pracy albo nie wywiązuje się ze swoich obowiązków, np. gra w gry komputerowe albo spędza czas w serwisach społecznościowych, zamiast pracować. Pracodawca powinien przy tym również wskazać miejsca, w których zamierza umieścić kamery. Przy czym niedozwolone jest umieszczanie monitoringu w miejscach, w których pracownik ma prawo do pełnej prywatności, czyli w tzw. obszarach objętych szczególną ochroną prywatności takich jak np. jadalnie, poczekalnie, toalety, prysznice czy przebieralnie.

 

• Równie ważne jest odpowiednie przechowywanie materiałów wideo. Należy pamiętać, że nagrania stanowią informacje o pracownikach i nośniki danych, na których je zapisano, należy odpowiednio przechowywać i chronić. Zgodnie z art. 36 ustawy o ochronie danych osobowych pracodawca jako administrator danych jest zobowiązany odpowiednio zabezpieczyć dane swoich pracowników. Dodatkowo, art. 26 ust. 1 pkt 4 ściśle określa ramy czasowe przetwarzania takich informacji - mogą być one przechowywane tylko na czas niezbędny do osiągnięcia celu takiego monitoringu. Według GIODO okres ten nie powinien być dłuższy niż 7 do 30 dni, a tylko w przypadkach szczególnie uzasadnionych może zostać wydłużony. Następnie materiały muszą zostać odpowiednio zniszczone, tak aby nikt nie mógł ich wykorzystać.

 

• Chociaż firmy dość dobrze dbają o odpowiednie zabezpieczenie materiałów wideo w czasie ich przetwarzania, często nie przywiązują wagi do ich odpowiedniej utylizacji po okresie ich przydatności. Ponieważ obecnie większość rejestrowanych materiałów wideo znajduje się na płytach CD, DVD oraz dyskach komputerów firmowych, najbezpieczniejszą metodą, dającą stuprocentową gwarancję, że nagrania wideo zostały odpowiednio zutylizowane jest ich chemiczne rozpuszczenie za pomocą technologii LiquiDATA – opracowanej przez polskich naukowców i udostępnianej przez polską spółkę technologiczną BOSSG Data Security.

 

Technologia LiquiDATA jest udostępniana w tzw. Mobilnym Centrum Utylizacji Danych (MCUD), czyli specjalnie przystosowanym samochodzie-laboratorium, który klient może zamówić pod wskazany przez siebie adres na terenie całego kraju. Dzięki temu wrażliwe dane mogą zostać zniszczone bez konieczności przewożenia ich na znaczne odległości i narażania na możliwość dostania się w niepowołane ręce.

 

Technologia uzyskała pozytywną opinię ekspertów z Krajowego Stowarzyszenia Ochrony Informacji Niejawnych i Wojskowej Akademii Technicznej.